Grundkonzepte¶

Empi ist keine To-do-Liste mit angeschraubtem Kalender. Es terminiert echte Arbeit in echte Zeit, deshalb tragen eine Handvoll Wörter mehr Gewicht als üblich. Lernen Sie diese neun Ideen, und der Rest der App erklärt sich von selbst.

Aufgaben und Notizen¶

Eine Aufgabe ist Arbeit, die Zeit kostet und deren Abschluss erwartet wird. Sie hat eine Schätzung, ein Fälligkeitsdatum, einen Status und schließlich einen für sie reservierten Block Kalenderzeit.

Eine Notiz ist ein festgehaltener Gedanke: eine Idee, eine Meeting-Kritzelei, eine Checkliste, ein Sprachmemo, eine Zeichnung. Sie hat keine Zeit und keine Frist, und Empi terminiert sie nie.

Erst erfassen, später entscheiden. Wenn sich eine Notiz als Arbeit herausstellt, wandeln Sie sie in eine Aufgabe um (optional unter Beibehaltung der ursprünglichen Notiz). Siehe Notizen und Aufgaben.

Schätzung und Fälligkeitsdatum¶

Die beiden Eigenschaften, die eine Aufgabe terminierbar machen.

• Estimate: wie lange die Aufgabe dauert. Ohne sie weiß der Planner nicht, wie viel Zeit zu buchen ist.
• Due date: wann sie erledigt sein muss. Ohne es weiß der Planner nicht, bis wann er sie buchen soll.

Der Planner braucht beide. Einer Aufgabe, der eines von beiden fehlt, kann nicht terminiert werden und wird unter Not planned yet im Planner aufgeführt, mit dem Grund (zum Beispiel "Needs an estimate"). Das ist bewusst so: Eine Aufgabe ohne Größe und ohne Frist ist ein Wunsch, kein Plan. Siehe Aufgabeneigenschaften.

Time slots¶

Ein Time slot ist eine benannte Art von Zeit mit Wochenfenstern: Work hours, Spare time und jeder Slot, den Sie erstellen. Die Fenster sagen, wann diese Art von Aktivität stattfinden kann, zum Beispiel Work hours Montag bis Freitag 09:00 bis 18:00 Uhr.

Time slots sind die äußere Grenze des Planners. Er bucht Arbeit nie außerhalb davon, und genau das hindert Ihren Job daran, Ihre Abende aufzufressen. Siehe Arbeitszeiten und Fokusstunden.

Agenden¶

Eine Agenda ist ein verbundener Kalender (Google, Microsoft, Apple, CalDAV oder der integrierte Empi Calendar). Jede ist so konfiguriert, dass sie entweder:

• zu Ihrem Load zählt, das heißt, ihre Termine verbrauchen die Kapazität, die Empi zu vergeben hat, oder
• Sie einfach als beschäftigt blockiert, das heißt, Empi bucht nicht über den Termin, zählt ihn aber auch nicht als Ihre Arbeit.

Dieser eine Schalter ist der Grund, warum ein privater Kalender voller Familientermine Sie nicht überarbeitet aussehen lässt, während Ihre Teammeetings es tun. Siehe Welche Agenden zählen.

Kapazität und Load¶

Capacity ist die freie Fokuszeit, die ein Tag tatsächlich hat, nachdem Ihre Meetings, Ihre Fahrtwege und Ihre Pausen aus Ihren Time-slot-Fenstern herausgenommen wurden. Es ist das, was übrig bleibt, nicht das, was auf dem Papier steht.

Load ist, wie viel Arbeit gegen diese Kapazität gebucht ist.

Alles Kapazitätsorientierte folgt aus dem Vergleich. Wenn der Load die Kapazität übersteigt, sagt Empi, der Tag sei über Kapazität, statt ihn stillschweigend zu überbuchen. Sie haben dann genau drei echte Optionen: eine Aufgabe verschieben, ihre Schätzung kürzen oder akzeptieren, dass sie sich verzögert. Siehe Wie Empi Ihre Arbeit terminiert und Today.

Reservierungen¶

Eine Reservierung (auch: ein Block, ein Slot) ist echte Kalenderzeit, die für eine Aufgabe gebucht ist. Sie ist keine weiche Absicht. Sie existiert in einem Kalender, sie macht Sie beschäftigt, und wenn Ihre Agenda synchronisiert ist, sehen Ihre Kollegen sie.

Es gibt vier Wege, wie eine Reservierung entsteht:

An der Aufgabe selbst trägt ein Slot ein Origin badge, das entweder Planner oder Smart reserve anzeigt und Ihnen sagt, ob der Planner ihn frei verschieben darf. Der Planner darf verschieben oder verwerfen, was er erstellt hat; er respektiert, was Sie angepinnt oder von Hand gebucht haben. Siehe Zeit reservieren.

Deep und Shallow Focus¶

Jede Aufgabe ist als Deep oder Shallow markiert: ob sie Spitzenkonzentration braucht oder eine fragmentierte, müde Stunde überstehen kann.

Peak focus hours sind die Fenster, in denen Sie Ihre beste Tiefenarbeit leisten. Der Planner platziert Deep-Focus-Aufgaben zuerst in diese Fenster und hält Shallow-Arbeit daraus fern. Es ist eine weiche Präferenz: Er verzögert eine Aufgabe nie und verpasst nie ein Fälligkeitsdatum, nur um ein Peak zu schützen. Legen Sie Ihre Peak hours in Arbeitszeiten und Fokusstunden fest.

Areas und Projekte¶

Projekte gruppieren Aufgaben, die ein Ergebnis teilen ("Website redesign"). Areas gruppieren Projekte, die einen Kontext teilen ("Work", "Home").

Areas und Projekte existieren, damit Filtern, Berichte und der Sidebar-Baum darauf abbilden, wie Sie tatsächlich denken. Sie beeinflussen die Terminierung nicht: Dem Planner geht es um Schätzungen, Fälligkeitsdaten und Fenster, nicht um Ordner.

Labels, Priorität und Status¶

Labels sind freie Tags, die Sie an jede Aufgabe anhängen, für die übergreifenden Dinge, die ein Projektbaum nicht ausdrücken kann ("waiting on legal", "quick win"). Eine Aufgabe kann so viele haben, wie Sie möchten.

Priorität reicht von P1 (höchste) bis P4 (niedrigste). Sie ist ein Tiebreaker: Wenn zwei Aufgaben um denselben Slot konkurrieren, bevorzugt der Planner die wichtigere. Priorität überschreibt kein Fälligkeitsdatum.

Status ist, wo die Aufgabe in ihrem Leben steht. Es gibt sechs:

Vollständige Details zu allen dreien, plus jeder anderen Eigenschaft, in Aufgabeneigenschaften.