Concepts clés¶

Empi n'est pas une liste de tâches sur laquelle on a greffé un calendrier. Il programme du travail réel dans du temps réel, si bien qu'une poignée de mots pèsent plus lourd que d'habitude. Assimilez ces neuf idées et le reste de l'application s'explique de lui-même.

Tâches et notes¶

Une tâche est un travail qui prend du temps et que l'on attend voir terminé. Elle a une estimation, une échéance, un statut et, à terme, un bloc de temps réservé sur le calendrier.

Une note est une pensée capturée : une idée, une prise de notes de réunion, une liste de contrôle, un mémo vocal, un croquis. Elle n'a ni durée ni échéance, et Empi ne la programme jamais.

Capturez d'abord, décidez ensuite. Quand une note s'avère être un travail, convertissez-la en tâche (en conservant éventuellement la note d'origine). Voir Notes et Tâches.

Estimation et échéance¶

Les deux propriétés qui rendent une tâche planifiable.

• Estimation : combien de temps prend la tâche. Sans elle, le planificateur ne sait pas combien de temps réserver.
• Échéance : quand elle doit être terminée. Sans elle, le planificateur ne sait pas pour quand la réserver.

Le planificateur a besoin des deux. Une tâche à laquelle il manque l'une ou l'autre ne peut pas être programmée et figure sous Pas encore planifiées dans le Planificateur, avec la raison (par exemple « Estimation manquante »). C'est délibéré : une tâche sans taille ni échéance est un souhait, pas un plan. Voir Propriétés des tâches.

Plages horaires¶

Une plage horaire est un type de temps nommé avec des fenêtres hebdomadaires : Heures de travail, Temps libre et toute plage que vous créez. Les fenêtres indiquent quand ce type d'activité peut avoir lieu, par exemple Heures de travail du lundi au vendredi de 09:00 à 18:00.

Les plages horaires sont la limite extérieure du planificateur. Il ne réserve jamais de travail en dehors, ce qui empêche votre travail de dévorer vos soirées. Voir Heures de travail et heures de concentration.

Agendas¶

Un agenda est un calendrier connecté (Google, Microsoft, Apple, CalDAV ou le Calendrier Empi intégré). Chacun est configuré pour :

• compter dans votre charge, c'est-à-dire que ses évènements consomment la capacité qu'Empi peut allouer, ou
• simplement vous bloquer comme occupé, c'est-à-dire qu'Empi ne réservera rien par-dessus l'évènement mais ne le compte pas non plus comme votre travail.

Ce simple commutateur explique pourquoi un calendrier personnel rempli d'évènements familiaux ne vous fait pas paraître surchargé, alors que vos réunions d'équipe si. Voir Quels agendas comptent.

Capacité et charge¶

La capacité est le temps de concentration libre dont dispose réellement une journée, une fois vos réunions, vos trajets et vos pauses retirés des fenêtres de vos plages horaires. C'est ce qui reste, pas ce qui est sur le papier.

La charge est la quantité de travail réservée face à cette capacité.

Tout ce qui relève de l'approche « capacité d'abord » découle de cette comparaison. Quand la charge dépasse la capacité, Empi indique que la journée est au-delà de la capacité au lieu de la surcharger en silence. Vous avez alors exactement trois vraies options : déplacer une tâche, réduire son estimation ou accepter qu'elle prenne du retard. Voir Comment Empi programme votre travail et Aujourd'hui.

Réservations¶

Une réservation (aussi : un bloc, un créneau) est du temps de calendrier réel réservé pour une tâche. Ce n'est pas une simple intention. Elle existe sur un calendrier, elle vous rend occupé et, si votre agenda est synchronisé, vos collègues la voient.

Il y a quatre façons pour une réservation d'exister :

Sur la tâche elle-même, un créneau porte un badge d'origine indiquant soit Planificateur, soit Réservation intelligente, ce qui vous dit si le planificateur est libre de le déplacer. Le planificateur peut déplacer ou retirer ce qu'il a créé ; il respecte ce que vous avez épinglé ou réservé à la main. Voir Réserver du temps.

Focus intense et léger¶

Chaque tâche est marquée Intense ou Léger : selon qu'elle nécessite une concentration maximale ou qu'elle peut se contenter d'une heure fragmentée et fatiguée.

Les heures de concentration sont les fenêtres pendant lesquelles vous faites votre meilleur travail en profondeur. Le planificateur place d'abord les tâches à focus intense dans ces fenêtres et en tient le travail léger à l'écart. C'est une préférence souple : il ne retarde jamais une tâche et ne manque jamais une échéance juste pour protéger une pointe. Définissez vos heures de concentration dans Heures de travail et heures de concentration.

Domaines et projets¶

Les projets regroupent des tâches qui partagent un résultat (« Refonte du site web »). Les domaines regroupent des projets qui partagent un contexte (« Travail », « Maison »).

Domaines et projets existent pour que le filtrage, les rapports et l'arborescence de la barre latérale correspondent à votre façon de penser. Ils n'influent pas sur la planification : le planificateur se soucie des estimations, des échéances et des fenêtres, pas des dossiers.

Étiquettes, priorité et statut¶

Les étiquettes sont des libellés libres que vous attachez à n'importe quelle tâche, pour les aspects transversaux qu'une arborescence de projets ne peut pas exprimer (« en attente du juridique », « victoire rapide »). Une tâche peut en avoir autant que vous voulez.

La priorité va de P1 (la plus élevée) à P4 (la plus basse). C'est un départage : quand deux tâches se disputent le même créneau, le planificateur préfère la plus importante. La priorité ne prime pas sur une échéance.

Le statut indique où en est la tâche dans sa vie. Il y en a six :

Le détail complet des trois, ainsi que toutes les autres propriétés, dans Propriétés des tâches.