Concetti fondamentali¶

Empi non è una to-do list con un calendario attaccato sopra. Pianifica lavoro reale in tempo reale, quindi una manciata di parole pesano più del solito. Impara queste nove idee e il resto dell'app si spiega da sé.

Attività e note¶

Un'attività (task) è lavoro che richiede tempo e che ci si aspetta venga terminato. Ha una stima, una scadenza, uno stato e infine un blocco di tempo di calendario riservato per essa.

Una nota è un pensiero catturato: un'idea, un appunto di riunione, una checklist, un promemoria vocale, un disegno. Non ha tempo né scadenza, ed Empi non la pianifica mai.

Cattura prima, decidi poi. Quando una nota si rivela essere lavoro, convertila in un'attività (mantenendo eventualmente la nota originale). Vedi Notes e Tasks.

Stima e scadenza¶

Le due proprietà che rendono un'attività pianificabile.

• Estimate: quanto tempo richiede l'attività. Senza di essa, il planner non sa quanto tempo prenotare.
• Due date: entro quando deve essere fatta. Senza di essa, il planner non sa entro quando prenotarla.

Il planner ha bisogno di entrambe. Un'attività a cui ne manca una non può essere pianificata ed è elencata sotto Not planned yet nel Planner, con il motivo (ad esempio "Needs an estimate"). Questo è voluto: un'attività senza dimensione e senza scadenza è un desiderio, non un piano. Vedi Task properties.

Time slots¶

Un time slot è un tipo di tempo con un nome e finestre settimanali: Work hours, Spare time e qualsiasi slot che crei. Le finestre indicano quando quel tipo di attività può avvenire, ad esempio Work hours dal lunedì al venerdì dalle 09:00 alle 18:00.

I time slot sono il confine esterno del planner. Non prenota mai lavoro al di fuori di essi, ed è questo che impedisce al tuo lavoro di divorare le tue serate. Vedi Working hours and focus hours.

Agende¶

Un'agenda è un calendario collegato (Google, Microsoft, Apple, CalDAV o il calendario integrato Empi Calendar). Ciascuna è configurata per:

• contare verso il tuo carico, ossia i suoi eventi consumano la capacità che Empi ha da distribuire, oppure
• bloccarti semplicemente come occupato, ossia Empi non prenoterà sopra l'evento ma non lo conta nemmeno come tuo lavoro.

Quell'unico interruttore è il motivo per cui un calendario personale pieno di eventi familiari non ti fa sembrare oberato di lavoro, mentre le riunioni del tuo team sì. Vedi Which agendas count.

Capacità e carico¶

La capacità (capacity) è il tempo di concentrazione libero che una giornata ha davvero, dopo aver tolto dalle finestre dei tuoi time slot le riunioni, gli spostamenti e le pause. È ciò che resta, non ciò che è sulla carta.

Il carico (load) è quanto lavoro è prenotato a fronte di quella capacità.

Tutto ciò che è capacity-first deriva dal confronto. Quando il carico supera la capacità, Empi dice che la giornata è oltre la capacità invece di sovraprenotarla in silenzio. A quel punto hai esattamente tre opzioni reali: spostare un'attività, ridurne la stima o accettare che slitterà. Vedi How Empi schedules your work e Today.

Prenotazioni¶

Una prenotazione (anche: un blocco, uno slot) è tempo reale di calendario prenotato per un'attività. Non è un'intenzione vaga. Esiste su un calendario, ti rende occupato e, se la tua agenda è sincronizzata, i tuoi colleghi la vedono.

Ci sono quattro modi in cui una prenotazione arriva a esistere:

Sull'attività stessa, uno slot porta un badge di origine che riporta Planner oppure Smart reserve, e ti dice se il planner è libero di spostarlo. Il planner può spostare o rimuovere ciò che ha creato; rispetta ciò che hai fissato o prenotato a mano. Vedi Reserving time.

Concentrazione profonda e superficiale¶

Ogni attività è contrassegnata come Deep o Shallow: se richiede concentrazione al massimo oppure può sopravvivere a un'ora frammentata e stanca.

Le Peak focus hours sono le finestre in cui svolgi il tuo miglior lavoro profondo. Il planner colloca le attività a concentrazione profonda prima di tutto dentro quelle finestre e tiene fuori da esse il lavoro superficiale. È una preferenza morbida: non ritarda mai un'attività né manca una scadenza solo per proteggere un picco. Imposta le tue peak hours in Working hours and focus hours.

Aree e progetti¶

I progetti (projects) raggruppano attività che condividono un risultato ("Website redesign"). Le aree (areas) raggruppano progetti che condividono un contesto ("Work", "Home").

Aree e progetti esistono perché il filtraggio, la reportistica e l'albero della sidebar rispecchino il modo in cui pensi davvero. Non influenzano la pianificazione: al planner interessano stime, scadenze e finestre, non le cartelle.

Etichette, priorità e stato¶

Le etichette (labels) sono tag a testo libero che alleghi a qualsiasi attività, per le cose trasversali che un albero di progetto non può esprimere ("waiting on legal", "quick win"). Un'attività può averne quante ne vuoi.

La priorità (priority) va da P1 (massima) a P4 (minima). È un criterio di spareggio: quando due attività competono per lo stesso slot, il planner preferisce la più importante. La priorità non prevale su una scadenza.

Lo stato (status) indica il punto di vita in cui si trova l'attività. Ce ne sono sei:

Dettaglio completo su tutte e tre, più ogni altra proprietà, in Task properties.