Conceitos essenciais¶

O Empi não é uma lista de tarefas com um calendário acoplado. Ele agenda trabalho real em tempo real, então um punhado de palavras carrega mais peso do que o habitual. Aprenda estas nove ideias e o resto do app se explica sozinho.

Tarefas e notas¶

Uma tarefa é um trabalho que leva tempo e que se espera que seja concluído. Ela tem uma estimativa, um prazo, um status e, eventualmente, um bloco de tempo de calendário reservado para ela.

Uma nota é um pensamento capturado: uma ideia, um rabisco de reunião, uma lista de verificação, um memo de voz, um desenho. Ela não tem tempo nem prazo, e o Empi nunca a agenda.

Capture primeiro, decida depois. Quando uma nota se revela um trabalho, converta-a em tarefa (opcionalmente mantendo a nota original). Veja Notes e Tasks.

Estimativa e prazo¶

As duas propriedades que tornam uma tarefa agendável.

• Estimate: quanto tempo a tarefa leva. Sem isso, o planner não sabe quanto tempo reservar.
• Due date: quando ela precisa estar pronta. Sem isso, o planner não sabe até quando reservá-la.

O planner precisa de ambos. Uma tarefa sem um deles não pode ser agendada e é listada em Not planned yet no Planner, com o motivo (por exemplo "Needs an estimate"). Isso é proposital: uma tarefa sem tamanho e sem prazo é um desejo, não um plano. Veja Task properties.

Time slots¶

Um time slot é um tipo de tempo nomeado com janelas semanais: Work hours, Spare time e qualquer slot que você criar. As janelas dizem quando aquele tipo de atividade pode acontecer, por exemplo Work hours de segunda a sexta das 09:00 às 18:00.

Os time slots são o limite externo do planner. Ele nunca reserva trabalho fora deles, o que é o que impede seu trabalho de devorar suas noites. Veja Working hours and focus hours.

Agendas¶

Uma agenda é um calendário conectado (Google, Microsoft, Apple, CalDAV ou o Empi Calendar integrado). Cada uma é configurada para:

• contar para a sua carga, ou seja, seus eventos consomem a capacidade que o Empi tem para distribuir, ou
• simplesmente marcar você como ocupado, ou seja, o Empi não vai reservar por cima do evento, mas também não o conta como seu trabalho.

Essa única chave é o motivo pelo qual um calendário pessoal cheio de eventos de família não faz você parecer sobrecarregado, enquanto suas reuniões de equipe fazem. Veja Which agendas count.

Capacidade e carga¶

Capacity é o tempo de foco livre que um dia de fato tem, depois de tirar suas reuniões, seus deslocamentos e suas pausas das janelas dos seus time slots. É o que sobra, não o que está no papel.

Load é quanto trabalho está reservado contra essa capacidade.

Tudo o que é orientado à capacidade decorre dessa comparação. Quando a carga excede a capacidade, o Empi diz que o dia está acima da capacidade em vez de sobrecarregá-lo silenciosamente. Você então tem exatamente três opções reais: mover uma tarefa, cortar a estimativa dela, ou aceitar que ela vai atrasar. Veja How Empi schedules your work e Today.

Reservas¶

Uma reserva (também: um bloco, um slot) é tempo real de calendário reservado para uma tarefa. Não é uma intenção vaga. Ela existe em um calendário, deixa você ocupado e, se sua agenda estiver sincronizada, seus colegas a veem.

Há quatro maneiras de uma reserva passar a existir:

Na própria tarefa, um slot carrega um origin badge com Planner ou Smart reserve, que indica se o planner está livre para movê-lo. O planner pode mover ou descartar o que ele mesmo criou; ele respeita o que você fixou ou reservou à mão. Veja Reserving time.

Deep e shallow focus¶

Cada tarefa é marcada como Deep ou Shallow: se ela precisa de concentração máxima ou se sobrevive a uma hora fragmentada e cansada.

Peak focus hours são as janelas nas quais você faz seu melhor trabalho profundo. O planner coloca as tarefas de deep focus dentro dessas janelas primeiro e mantém o trabalho shallow fora delas. É uma preferência suave: ela nunca atrasa uma tarefa nem perde um prazo só para proteger um pico. Defina suas horas de pico em Working hours and focus hours.

Áreas e projetos¶

Projects agrupam tarefas que compartilham um resultado ("Redesign do site"). Areas agrupam projetos que compartilham um contexto ("Work", "Home").

Áreas e projetos existem para que filtragem, relatórios e a árvore da barra lateral correspondam à forma como você realmente pensa. Eles não afetam o agendamento: o planner se importa com estimativas, prazos e janelas, não com pastas.

Labels, prioridade e status¶

Labels são etiquetas livres que você anexa a qualquer tarefa, para as coisas transversais que uma árvore de projetos não consegue expressar ("aguardando o jurídico", "vitória rápida"). Uma tarefa pode ter quantas você quiser.

Priority vai de P1 (mais alta) a P4 (mais baixa). É um critério de desempate: quando duas tarefas competem pelo mesmo slot, o planner prefere a mais importante. A prioridade não sobrepõe um prazo.

Status é onde a tarefa está em sua vida. Há seis:

Detalhe completo sobre os três, além de todas as outras propriedades, em Task properties.