Como o Empi agenda seu trabalho¶

Agendar é o que o Empi faz e uma lista de tarefas não faz. O planejador pega suas tarefas e organiza quando cada parte do trabalho realmente acontece, dia a dia, para que você possa ver, antes de qualquer prazo chegar, se tudo cabe, e agir sobre o que não cabe.

O que o planejador produz¶

Uma proposta: um conjunto de reservas no calendário, dia a dia, que concluiria seu trabalho no prazo. Nada é reservado quando o planejador roda. Ele apenas classifica e projeta. Transformar uma proposta em blocos reais no calendário é uma etapa separada e explícita. Veja Reservando tempo.

A visão Planner é onde você olha para essa proposta, revisa o que mudaria e a aplica.

O que é agendado¶

Uma tarefa só é agendada quando todas as condições a seguir são verdadeiras:

É uma folha. Não tem subtarefas. Uma tarefa com subtarefas é ignorada e suas subtarefas são agendadas no lugar, porque a estimativa da tarefa-pai é apenas a soma de seus filhos, e agendar ambos reservaria o mesmo trabalho duas vezes.
Está atribuída a você. O planejador planeja o seu trabalho, nunca o de um colega.
Não está com status Done. Todos os outros status são agendados, incluindo Backlog.
Tem TANTO uma data de vencimento QUANTO uma estimativa. Sem um prazo não há nada contra o que planejar; sem um tamanho não há nada para encaixar.

Uma tarefa que atende a tudo, exceto a data de vencimento ou a estimativa, não é descartada em silêncio. Ela aparece em Not planned yet com o motivo ("Needs a due date", "Needs an estimate", ou ambos), e um clique leva você até a tarefa para adicioná-lo.

O planejador também ignora o trabalho que você já reservou manualmente. O tempo que você mesmo fixou conta como resolvido: ele reduz o que resta a agendar, e o planejador nunca o move.

A ordem em que as tarefas são consideradas¶

Duas coisas decidem a ordem, nesta precedência: dependências e, em seguida, a chave de ordenação.

As dependências vêm primeiro, e são rígidas. Uma tarefa só é posicionada depois de tudo que a bloqueia.

Entre as tarefas cujas dependências estão satisfeitas, a ordem é:

Overdue primeiro. Qualquer coisa já vencida vai para o topo.
Trabalho em andamento em seguida. Uma tarefa com status Doing é favorecida em relação a trabalho ainda não iniciado, mesmo que seu vencimento seja mais tarde. Termine o que você começou.
Data de vencimento mais próxima.
Prioridade mais alta (P1 acima de P4).
Menor trabalho restante, como critério final de desempate, para que o plano nunca se reorganize sem motivo entre duas execuções.

Como o trabalho é encaixado nos dias: o prazo é rei¶

O planejador percorre essa lista ordenada e despeja cada tarefa nos primeiros dias que ainda têm capacidade livre, até sua data de vencimento. Como as tarefas com vencimento mais próximo são posicionadas primeiro, elas reivindicam a capacidade mais cedo, e o trabalho posterior flui para o que sobrar. É isso que faz do prazo o rei: se existe a capacidade para concluir uma tarefa antes de seu vencimento, a tarefa a recebe.

Algumas consequências que vale conhecer:

Today só oferece a parte do dia que ainda está à sua frente. O tempo que já passou não é capacidade reservável.
Uma tarefa grande demais para um dia é dividida em dias consecutivos. Você não precisa fatiá-la você mesmo.
A data de início de uma tarefa é um piso. O planejador nunca a reserva antes, então uma tarefa cujo início é igual ao vencimento cai naquele único dia em vez de ser antecipada.
Os blocos são limpos. Todo bloco reservado é múltiplo de cinco minutos, nunca maior que seu tamanho máximo de slot e nunca menor que seu tamanho mínimo de slot. A sobra abaixo do mínimo é deixada deliberadamente sem agendar: ela é pequena o suficiente para ser absorvida entre reuniões em vez de poluir seu calendário com um bloco minúsculo.

Ambos os tamanhos de slot são seus para definir. Veja Working hours e focus hours.

Focus shaping: deep work in your peak hours¶

A capacidade livre de cada dia é dividida em dois grupos: os minutos peak (o tempo que cai dentro tanto do seu horário de trabalho quanto de uma janela de peak focus) e todo o resto.

Tarefas Deep puxam primeiro do grupo peak e só transbordam para fora dele quando ele está cheio. Tarefas Shallow puxam primeiro do resto do dia. O efeito líquido é que o trabalho profundo cai nas suas melhores horas e o trabalho superficial fica fora delas.

Isso é uma preferência flexível sobre a qualidade do slot, nada mais. Nunca muda qual tarefa é agendada, sua ordem ou seu vencimento. Uma tarefa Shallow P1 ainda cede um slot peak a uma tarefa Deep, e uma tarefa Shallow transborda para o tempo peak em vez de ficar sem agendar. Se você não declarar nenhuma janela de peak focus, o planejador se comporta exatamente como se o recurso não existisse.

Você também pode dizer ao planejador o que otimizar ao encaixar os minutos de uma tarefa em slots do relógio: Focus first (o padrão, que permite que uma tarefa seja dividida ao longo do dia para cair nos melhores slots) ou Reduce switching (que mantém os blocos de uma tarefa em um único dia em uma sequência contínua). Ambos estão em Settings, em Tasks.

Pausas de descanso¶

Você não é uma máquina, e o plano não deveria fingir que você é. Você declara o descanso em minutos: após quanto trabalho contínuo uma pausa é devida, e quanto tempo essa pausa dura.

Quando posicionar o próximo bloco empurraria sua sequência de trabalho contínuo além desse limite, o planejador reserva um Break imediatamente antes dele e então zera a sequência. Uma pausa é uma reserva real no seu calendário, não um buraco na agenda: ela é visível, aparece como ocupada para outras pessoas e é contada contra a capacidade do dia, para que o plano não sobrecarregue você silenciosamente.

Qualquer intervalo natural que seja ao menos tão longo quanto a duração da sua pausa já conta como a pausa. Tempo livre, uma reunião e um deslocamento, todos zeram a sequência, então o Empi não empilha uma pausa em cima de um almoço que você já tem.

Parallel threads (pipes)¶

Uma thread é uma frente de trabalho aberta. Uma tarefa-pai inteira conta como uma única thread: trabalhar em três subtarefas de "Redesenho do site" é um contexto, não três. Reuniões não são threads. Apenas o trabalho de tarefas é.

Seu alvo de pipes é quantas threads você quer manobrar em um determinado dia. Uma thread mantém seu slot todos os dias, desde o primeiro dia em que é trabalhada até ser concluída, mesmo em dias ociosos entre eles, o que incentiva você a terminar o que começou antes de abrir algo novo.

Pipes é um alvo flexível, não uma parede. A precedência é: data de vencimento, depois pipes, depois prioridade. O planejador nunca perderá um prazo só para ficar abaixo da sua contagem de pipes. Ele monta o plano completo e viável e, se isso exigir mais threads do que você pediu, ele avisa: "fits, but needs 5 parallel threads instead of 3". O plano está correto, o número é informação, e o que você faz a respeito é sua decisão.

Nada é escondido¶

Quando algo não dá certo, o planejador mostra o plano tentado por completo mais um aviso, em Heads up. Ele nunca descarta seu trabalho em silêncio.

Aviso	O que significa	O que você faz
Overdue	Já vencido. Agendado primeiro mesmo assim.	Reagende, ou aceite que está atrasado.
Won't fit in time	Não dá para concluir na data de vencimento ou antes dela, mesmo usando toda a capacidade que existe.	Estenda o vencimento, reduza a estimativa ou repriorize o trabalho que compete com ela. O Empi diz qual das duas causas se aplica e oferece um "Extend due to " em um clique.
Too many at once	O plano precisou de mais threads paralelas do que seu alvo de pipes.	Aceite a troca de contexto extra, ou empurre alguns prazos para frente.
Dependency conflict	Um bloqueador vence depois da tarefa que espera por ele, ou há um ciclo de dependência.	Corrija a dependência ou as datas. Só o agendamento não resolve esta.

Ao lado dos avisos, a lista Not planned yet guarda tudo que nunca entrou no agendamento por falta de uma data de vencimento ou de uma estimativa. Entre as duas, você sempre sabe por que uma tarefa está, ou não está, no seu plano.

Note

Dividir uma tarefa nunca é oferecido como solução para "Won't fit in time". O planejador já espalha uma tarefa por vários dias sozinho, e dividir deixa a estimativa total inalterada. Isso não cria capacidade. Os remédios honestos são um vencimento mais tarde, uma estimativa menor ou repriorizar o que compete com ela.

Ele planeja em torno da realidade¶

Capacidade não é "as horas do seu dia de trabalho". É as horas que estão realmente livres. O planejador subtrai tudo que está genuinamente indisponível:

Reuniões e eventos nos seus calendários conectados. Todo evento com horário em um calendário que você usa para agendar é tempo ocupado. Isso inclui o almoço: o tipo de um evento decide sob qual grupo seus minutos são reportados, nunca se o tempo está livre.
Trechos de deslocamento. Quando uma reunião tem um endereço, o tempo de viagem antes e depois dela também é ocupado, então o planejador nunca encaixa trabalho no intervalo que você passa na estrada.
Reserve windows. O tempo que você mantém aberto para reuniões que chegam é uma reserva rígida. Trabalho de foco nunca é colocado dentro dela.
Off hours. O tempo fora de todas as suas janelas nunca é agendado, e nem as suas pausas existentes.
Tempo que você reservou manualmente, que é fixado e nunca movido.

O tempo ocupado que se sobrepõe é contado uma vez, e eventos de vários dias ocupam todos os dias que cobrem, então o número que você vê é o tempo livre que você realmente tem.

Recuperação de conflitos de calendário¶

Um bloco fixado normalmente permanece no lugar. Se depois ele se sobrepuser a uma reunião, deslocamento ou evento de ausência de vários dias, o Empi libera o bloco em conflito e reagenda os minutos pendentes em um dia com espaço. Uma reserve window é sua própria reserva e nunca aciona essa recuperação. Dias cobertos por férias ou ausência também são identificados no resumo da noite.