Cómo Empi organiza tu trabajo¶

La programación es lo que hace Empi y que una lista de tareas no hace. El planificador toma tus tareas y establece cuándo ocurre realmente cada parte del trabajo, día a día, para que puedas ver, antes de que llegue cualquier fecha límite, si todo cabe, y actuar sobre lo que no.

Qué produce el planificador¶

Una propuesta: un conjunto de reservas de calendario, día a día, que sacarían adelante tu trabajo a tiempo. Nada queda reservado cuando se ejecuta el planificador. Solo clasifica y pronostica. Convertir una propuesta en bloques reales de calendario es un paso aparte y explícito. Consulta Reservar tiempo.

La vista Planner es donde observas esa propuesta, revisas qué cambiaría y la aplicas.

Qué se programa¶

Una tarea se programa solo cuando se cumplen todas las condiciones siguientes:

Es una hoja. No tiene subtareas. Una tarea con subtareas se omite y en su lugar se programan sus subtareas, porque la estimación del padre no es más que la suma de sus hijas, y programar ambas reservaría el mismo trabajo dos veces.
Está asignada a ti. El planificador planifica tu trabajo, nunca el de un compañero.
No está en Done. Cualquier otro estado se programa, incluido Backlog.
Tiene TANTO una fecha límite como una estimación. Sin fecha límite no hay nada contra lo que planificar; sin un tamaño no hay nada que encajar.

Una tarea que cumple todo excepto la fecha límite o la estimación no se descarta en silencio. Aparece en Not planned yet con el motivo ("Needs a due date", "Needs an estimate", o ambos), y un clic te lleva a la tarea para añadirlo.

El planificador también omite el trabajo que ya has reservado a mano. El tiempo que fijaste tú cuenta como cosa hecha: reduce lo que queda por programar, y el planificador nunca lo mueve.

El orden en que se consideran las tareas¶

Dos cosas deciden el orden, con esta precedencia: las dependencias, luego la clave de ordenación.

Las dependencias van primero, y son estrictas. Una tarea solo se coloca después de todo aquello que la bloquea.

Entre las tareas cuyas dependencias están satisfechas, el orden es:

Primero las vencidas. Todo lo que ya pasó su fecha límite va arriba.
A continuación el trabajo en curso. Una tarea con el estado Doing se prefiere sobre el trabajo aún no empezado, incluso si su fecha límite es posterior. Termina lo que empezaste.
Fecha límite más próxima.
Prioridad más alta (P1 por encima de P4).
Menos trabajo restante, como criterio de desempate final, para que el plan nunca se reordene sin motivo entre dos ejecuciones.

Cómo se distribuye el trabajo en los días: la fecha límite manda¶

El planificador recorre esa lista ordenada y vierte cada tarea en los primeros días que todavía tienen capacidad libre, hasta su fecha límite. Como las tareas de vencimiento más temprano se colocan primero, reclaman la capacidad más temprana y el trabajo posterior fluye hacia lo que quede. Eso es lo que hace que las fechas límite manden: si existe la capacidad para terminar una tarea antes de su fecha límite, la tarea la obtiene.

Vale la pena conocer algunas consecuencias:

Today solo ofrece la parte del día que aún tienes por delante. El tiempo que ya transcurrió no es capacidad reservable.
Una tarea demasiado grande para un solo día se reparte entre días consecutivos. No tienes que trocearla tú.
La fecha de inicio de una tarea es un suelo. El planificador nunca la reserva antes, así que una tarea cuyo inicio coincide con su vencimiento cae en ese único día en lugar de adelantarse.
Los bloques son limpios. Cada bloque reservado es un múltiplo de cinco minutos, nunca mayor que tu tamaño máximo de slot ni menor que tu tamaño mínimo de slot. El sobrante por debajo del mínimo se deja deliberadamente sin programar: es lo bastante pequeño para absorberse entre reuniones en lugar de llenar tu calendario con un bloque minúsculo.

Ambos tamaños de slot los defines tú. Consulta Working hours and focus hours.

Focus shaping: deep work in your peak hours¶

La capacidad libre de cada día se divide en dos cubos: los minutos peak (el tiempo que cae dentro tanto de tus working hours como de una ventana de peak focus) y todo lo demás.

Las tareas Deep toman primero del cubo peak y se desbordan fuera de él solo cuando está lleno. Las tareas Shallow toman primero del resto del día. El efecto neto es que el trabajo profundo cae en tus mejores horas y el trabajo superficial se mantiene fuera de ellas.

Esto es una preferencia blanda sobre la calidad del slot, nada más. Nunca cambia qué tarea se programa, su orden ni su fecha límite. Una tarea P1 shallow igualmente cede un slot peak a una tarea deep, y una tarea shallow se desborda hacia el tiempo peak antes que quedar sin programar. Si no declaras ninguna ventana de peak focus, el planificador se comporta exactamente como lo haría sin esta función.

También puedes decirle al planificador qué optimizar cuando distribuye los minutos de una tarea en slots del reloj: Focus first (el valor por defecto, que permite dividir una tarea a lo largo del día para caer en los mejores slots) o Reduce switching (que mantiene los bloques de una tarea de un día en una sola tanda continua). Ambos están en Settings, bajo Tasks.

Rest breaks¶

No eres una máquina, y el plan no debería fingir que lo eres. Declaras el descanso en minutos: tras cuánto trabajo continuo se te debe un descanso, y cuánto dura ese descanso.

Cuando colocar el siguiente bloque empujaría tu racha de trabajo continuo más allá de ese límite, el planificador reserva un Break justo antes, y luego reinicia la racha. Un descanso es una reserva real en tu calendario, no un hueco en la programación: es visible, se lee como ocupado para los demás y se cuenta contra la capacidad del día, de modo que el plan no te sobrecarga en silencio.

Cualquier hueco natural que sea al menos tan largo como la duración de tu descanso ya cuenta como el descanso. El tiempo libre, una reunión y un trayecto reinician la racha, así que Empi no apila un descanso sobre una comida que ya tienes.

Parallel threads (pipes)¶

Un hilo (thread) es una pieza de trabajo abierta. Toda una tarea padre cuenta como un solo hilo: trabajar en tres subtareas de "Website redesign" es un contexto, no tres. Las reuniones no son hilos. Solo lo es el trabajo de tareas.

Tu objetivo de pipes es cuántos hilos quieres manejar a la vez en un día dado. Un hilo mantiene su slot cada día desde el primer día en que se trabaja hasta que se termina, incluso en los días ociosos intermedios, que es lo que te empuja a terminar lo que empezaste antes de abrir algo nuevo.

Pipes es un objetivo blando, no un muro. La precedencia es: fecha límite, luego pipes, luego prioridad. El planificador nunca incumplirá una fecha límite solo por mantenerse bajo tu número de pipes. Establece el plan completo y factible y, si eso necesitó más hilos de los que pediste, te lo dice: "cabe, pero necesita 5 hilos paralelos en lugar de 3". El plan es correcto, el número es información, y qué hacer al respecto es decisión tuya.

Nada se oculta¶

Cuando algo no puede cuadrar, el planificador muestra el plan completo intentado más una advertencia, bajo Heads up. Nunca descarta tu trabajo en silencio.

Advertencia	Qué significa	Qué haces
Overdue	Ya pasó su fecha límite. Programada primero de todos modos.	Reprográmala, o asume que va con retraso.
Won't fit in time	No puede terminar en o antes de su fecha límite, ni usando toda la capacidad que hay.	Amplía la fecha límite, recorta la estimación o reprioriza el trabajo que compite con ella. Empi te dice cuál de las dos causas aplica y ofrece un "Extend due to " de un clic.
Too many at once	El plan necesitó más hilos paralelos que tu objetivo de pipes.	Acepta el cambio extra de contexto, o aplaza algunas fechas límite.
Dependency conflict	Un bloqueante vence después de la tarea que espera por él, o hay un ciclo de dependencias.	Corrige la dependencia o las fechas. La programación por sí sola no puede salvar esto.

Junto a las advertencias, la lista Not planned yet contiene todo lo que nunca entró en la programación por falta de una fecha límite o una estimación. Entre ambas, siempre sabes por qué una tarea está, o no, en tu plan.

Note

Dividir una tarea nunca se ofrece como solución para "Won't fit in time". El planificador ya reparte una tarea entre días por sí mismo, y dividir deja la estimación total sin cambios. No puede crear capacidad. Los remedios honestos son una fecha límite posterior, una estimación menor o reprioritzar lo que compite con ella.

Planifica en torno a la realidad¶

La capacidad no son "las horas de tu jornada laboral". Son las horas que están realmente libres. El planificador resta todo lo que está genuinamente no disponible:

Reuniones y eventos en tus agendas conectadas. Todo evento con horario en un calendario que uses para programar es tiempo ocupado. Eso incluye la comida: el tipo de un evento decide en qué cubo se contabilizan sus minutos, nunca si el tiempo está libre.
Trayectos de desplazamiento. Cuando una reunión tiene una dirección, el tiempo de viaje antes y después también está ocupado, así que el planificador nunca mete trabajo en el hueco que pasas en la carretera.
Reserve windows. El tiempo que mantienes abierto para reuniones entrantes es una retención estricta. El trabajo de enfoque nunca se coloca dentro.
Off hours. El tiempo fuera de todas tus ventanas nunca se programa, ni tampoco tus descansos existentes.
El tiempo que reservaste a mano, que queda fijado y nunca se mueve.

El tiempo ocupado solapado se cuenta una sola vez, y los eventos de varios días ocupan todos los días que abarcan, de modo que el número que ves es el tiempo libre que realmente tienes.

Recuperación de conflictos de calendario¶

Un bloque fijado normalmente permanece en su sitio. Si después se solapa con una reunión, un trayecto o un evento de ausencia de varios días, Empi libera el bloque en conflicto y reprograma los minutos pendientes en un día con espacio. Una reserve window es tu propia reserva y nunca activa esta recuperación. Los días cubiertos por vacaciones o ausencia también aparecen identificados en el resumen de la tarde.