Hoe Empi je werk plant¶

Plannen is wat Empi doet dat een takenlijst niet doet. De planner neemt je taken en bepaalt wanneer elk stukje werk daadwerkelijk gebeurt, dag voor dag, zodat je vóórdat een deadline aanbreekt kunt zien of alles past, en kunt handelen naar wat niet past.

Wat de planner oplevert¶

Een voorstel: een reeks agendareserveringen, dag voor dag, die je werk op tijd zouden afronden. Er wordt niets geboekt zodra de planner draait. Hij rangschikt en voorspelt alleen. Een voorstel omzetten in echte agendablokken is een aparte, expliciete stap. Zie Tijd reserveren.

De Planner-weergave is waar je dat voorstel bekijkt, nagaat wat er zou veranderen, en het toepast.

Wat wordt gepland¶

Een taak wordt alleen gepland wanneer alles hieronder waar is:

Het is een blad. Hij heeft geen subtaken. Een taak met subtaken wordt overgeslagen en de subtaken worden in plaats daarvan gepland, omdat de schatting van de bovenliggende taak simpelweg de som is van zijn onderliggende taken, en beide plannen zou hetzelfde werk dubbel boeken.
Hij is aan jou toegewezen. De planner plant jouw werk, nooit dat van een teamgenoot.
Hij is niet Done. Elke andere status wordt gepland, inclusief Backlog.
Hij heeft ZOWEL een vervaldatum als een schatting. Zonder deadline is er niets om tegen te plannen; zonder omvang is er niets om in te passen.

Een taak die aan alles voldoet behalve de vervaldatum of de schatting wordt niet stilletjes weggelaten. Hij staat onder Not planned yet met de reden ("Needs a due date", "Needs an estimate", of beide), en één klik brengt je naar de taak om het toe te voegen.

De planner slaat ook werk over dat je al handmatig hebt geboekt. Tijd die je zelf hebt vastgepind telt als afgehandeld: het vermindert wat er nog te plannen is, en de planner verplaatst het nooit.

De volgorde waarin taken worden overwogen¶

Twee dingen bepalen de volgorde, in deze rangorde: afhankelijkheden, dan de sorteersleutel.

Afhankelijkheden komen eerst, en ze zijn hard. Een taak wordt pas geplaatst nadat alles waarvan hij afhangt, klaar is.

Onder de taken waarvan de afhankelijkheden zijn voldaan, is de volgorde:

Verlopen eerst. Alles dat de vervaldatum al gepasseerd is, gaat bovenaan.
Werk in uitvoering daarna. Een taak met de status Doing krijgt voorrang op nog niet begonnen werk, zelfs als de vervaldatum later valt. Maak af waar je aan begonnen bent.
Vroegste vervaldatum.
Hoogste prioriteit (P1 boven P4).
Minste resterende werk, als laatste tiebreak, zodat het plan zichzelf nooit zonder reden herschikt tussen twee uitvoeringen.

Hoe werk in dagen wordt gepakt: de deadline regeert¶

De planner doorloopt die gerangschikte lijst en giet elke taak in de vroegste dagen die nog vrije capaciteit hebben, tot aan de vervaldatum. Omdat taken met een eerdere vervaldatum eerst worden geplaatst, claimen ze de vroegste capaciteit, en later werk stroomt in wat er overblijft. Dat is wat deadlines koning maakt: als de capaciteit bestaat om een taak vóór zijn vervaldatum af te ronden, krijgt de taak die.

Een paar gevolgen die je moet weten:

Today biedt alleen het deel van de dag dat nog voor je ligt. Tijd die al is verstreken, is geen boekbare capaciteit.
Een taak die te groot is voor één dag, wordt over opeenvolgende dagen verdeeld. Je hoeft hem niet zelf op te knippen.
De startdatum van een taak is een ondergrens. De planner boekt hem nooit eerder, dus een taak waarvan de start gelijk is aan de vervaldatum, komt op die ene dag terecht in plaats van naar voren getrokken te worden.
Blokken zijn netjes. Elk gereserveerd blok is een veelvoud van vijf minuten, nooit groter dan je maximale tijdslotgrootte en nooit kleiner dan je minimale tijdslotgrootte. Het restje onder het minimum wordt bewust ongepland gelaten: het is klein genoeg om tussen vergaderingen te absorberen in plaats van je agenda vol te zetten met een piepklein blok.

Beide tijdslotgroottes stel je zelf in. Zie Werktijden en focustijden.

Focusverdeling: diepgaand werk in je piekuren¶

De vrije capaciteit van elke dag wordt verdeeld in twee delen: de piek-minuten (de tijd die zowel binnen je werktijden als binnen een piekfocusvenster valt) en de rest.

Deep-taken putten eerst uit het piek-deel en gaan er alleen buiten wanneer dat vol zit. Shallow-taken putten eerst uit de rest van de dag. Het netto effect is dat diepgaand werk in je beste uren terechtkomt en oppervlakkig werk daar juist buiten blijft.

Dit is slechts een zachte voorkeur voor de kwaliteit van het tijdslot, niets meer. Het verandert nooit welke taak wordt gepland, in welke volgorde, of de vervaldatum ervan. Een P1-taak van het type Shallow geeft nog steeds een piektijdslot af aan een Deep-taak, en een Shallow-taak vloeit liever over naar piektijd dan ongepland te blijven. Geef je geen piekfocusvensters op, dan gedraagt de planner zich precies zoals zonder de functie.

Je kunt de planner ook vertellen waarvoor hij moet optimaliseren wanneer hij de minuten van een taak in klokvensters legt: Focus first (de standaard, die toestaat dat een taak over de dag wordt verdeeld om in de beste tijdslots terecht te komen) of Reduce switching (dat de blokken van een taak voor één dag in één doorlopende sessie houdt). Beide staan in Settings, onder Tasks.

Rustpauzes¶

Je bent geen machine, en het plan moet niet doen alsof. Je geeft rust op in minuten: na hoeveel aaneengesloten werk een pauze verschuldigd is, en hoe lang die pauze duurt.

Wanneer het plaatsen van het volgende blok je aaneengesloten werksessie over die grens zou duwen, reserveert de planner direct ervoor een Break, en begint de sessie opnieuw te tellen. Een pauze is een echte reservering op je agenda, geen gat in het schema: hij is zichtbaar, telt voor anderen als bezet, en wordt meegerekend in de capaciteit van de dag, zodat het plan je niet stilletjes overbelast.

Elk natuurlijk gat dat minstens zo lang is als je pauzeduur, telt al als de pauze. Vrije tijd, een vergadering en woon-werkverkeer resetten allemaal de sessie, zodat Empi geen pauze bovenop een lunch stapelt die je al hebt.

Parallelle sporen (pipes)¶

Een spoor is één openstaand stuk werk. Een hele bovenliggende taak telt als één spoor: aan drie subtaken van "Website redesign" werken is één context, geen drie. Vergaderingen zijn geen sporen. Alleen taakwerk is dat.

Je pipes-doel bepaalt hoeveel sporen je op een bepaalde dag wilt jongleren. Een spoor houdt zijn tijdslot elke dag vast, vanaf de eerste dag waarop eraan gewerkt wordt tot het klaar is, zelfs op tussenliggende dagen zonder activiteit, wat je aanspoort om af te maken waaraan je begonnen bent voordat je iets nieuws opent.

Pipes is een zacht doel, geen muur. De rangorde is: vervaldatum, dan pipes, dan prioriteit. De planner mist nooit een deadline om onder je sporenaantal te blijven. Hij legt het volledige haalbare plan neer en, als dat meer sporen nodig had dan je vroeg, meldt hij dat: "fits, but needs 5 parallel threads instead of 3". Het plan klopt, het getal is informatie, en wat je ermee doet is aan jou.

Niets wordt verborgen¶

Wanneer iets niet uitkomt, toont de planner het volledig geprobeerde plan plus een waarschuwing, onder Heads up. Hij laat je werk nooit stilletjes vallen.

Waarschuwing	Wat het betekent	Wat je doet
Overdue	Al voorbij zijn vervaldatum. Toch als eerste gepland.	Plan hem opnieuw, of accepteer dat hij te laat is.
Won't fit in time	Hij kan niet af raken op of vóór zijn vervaldatum, zelfs met alle beschikbare capaciteit.	Verleng de vervaldatum, verklein de schatting, of herprioriteer het werk dat ermee concurreert. Empi vertelt je welke van de twee oorzaken van toepassing is en biedt een klik-op-de-knop "Extend due to ".
Too many at once	Het plan had meer parallelle sporen nodig dan je pipes-doel.	Accepteer het extra wisselen van context, of schuif een paar vervaldatums op.
Dependency conflict	Een blokkerende taak heeft een latere vervaldatum dan de taak die erop wacht, of er is een afhankelijkheidscyclus.	Los de afhankelijkheid of de data op. Plannen alleen kan dit niet oplossen.

Naast de waarschuwingen bevat de lijst Not planned yet alles wat nooit aan de planning is begonnen bij gebrek aan een vervaldatum of een schatting. Samen weet je altijd waarom een taak wel of niet in je plan zit.

Note

Een taak splitsen wordt nooit aangeboden als oplossing voor "Won't fit in time". De planner verdeelt een taak al zelf over meerdere dagen, en splitsen laat de totale schatting ongewijzigd. Het kan geen capaciteit scheppen. De eerlijke oplossingen zijn een latere vervaldatum, een kleinere schatting, of herprioriteren van wat ermee concurreert.

Het plant rond de werkelijkheid¶

Capaciteit is niet "de uren in je werkdag". Het zijn de uren die daadwerkelijk vrij zijn. De planner trekt af wat werkelijk niet beschikbaar is:

Vergaderingen en gebeurtenissen op je gekoppelde agenda's. Elke getimede gebeurtenis op een agenda die je voor planning gebruikt, is bezette tijd. Dat geldt ook voor de lunch: het type van een gebeurtenis bepaalt onder welk vak zijn minuten worden gerapporteerd, nooit of de tijd vrij is.
Woon-werktrajecten. Wanneer een vergadering een adres heeft, is de reistijd ervoor en erna ook bezette tijd, zodat de planner nooit werk inplant in het gat dat je onderweg doorbrengt.
Reservevensters. Tijd die je vrijhoudt voor binnenkomende vergaderingen is een harde blokkade. Focuswerk wordt daar nooit in geplaatst.
Vrije tijd buiten je uren. Tijd buiten al je vensters wordt nooit gepland, en je bestaande pauzes ook niet.
Tijd die je handmatig hebt geboekt, die is vastgepind en nooit wordt verplaatst.

Overlappende bezette tijd wordt eenmaal geteld, en meerdaagse gebeurtenissen nemen elke dag mee die ze beslaan, zodat het getal dat je ziet de vrije tijd is die je echt hebt.

Herstel bij kalenderconflicten¶

Een vastgezet blok blijft normaal op zijn plaats. Als het later overlapt met een vergadering, reistijd of een meerdaagse afwezigheid, maakt Empi het conflicterende blok vrij en plant de open minuten opnieuw op een dag met ruimte. Een reserve window is uw eigen blokkade en activeert dit herstel nooit. Vakantie- en afwezigheidsdagen worden ook benoemd in de avondafronding.