Welke agenda's meetellen¶

Een account koppelen is het makkelijke deel. De beslissing die alles verandert, is wat elke agenda daarbinnen mag doen. Doe je dit goed, dan is de planner accuraat. Doe je het verkeerd, dan boekt hij werk over je vergaderingen heen, of denkt hij dat je helemaal geen tijd hebt.

Je tijd blokkeren, en je capaciteit opeten¶

Er gebeuren twee verschillende dingen wanneer Empi naar een van je gebeurtenissen kijkt, en het helpt om ze uit elkaar te houden.

Blokkeren betekent dat Empi er geen werk overheen plant. De tijd is bezet.

Meetellen betekent dat de gebeurtenis je capaciteit opeet: het is werk, dus de focustijd die je dag nog over heeft, krimpt met datzelfde bedrag. (Capaciteit en belasting worden uitgelegd in de basisbegrippen.)

Sommige gebeurtenissen doen beide. Een vergadering van een uur met het team blokkeert de tijdslot en verbruikt een uur van je werkdag. Sommige gebeurtenissen blokkeren alleen. De lunch, de tandarts, de kinderen ophalen: je bent niet beschikbaar, dus daar mag niets worden geboekt, maar het is geen werk, dus het mag niet worden afgetrokken van het werk dat je nog kunt doen.

Als alles op je agenda als werk zou meetellen, zou een dag met een lange lunch en een persoonlijke afspraak er compleet vol uitzien, terwijl je in werkelijkheid nog een prima middag focustijd overhad.

Agendamodi¶

Elke agenda heeft een Mode, ingesteld in Settings > Integrations: open het account, open de agenda.

Gebruik Scheduling voor de agenda's die beschrijven waar je dag daadwerkelijk aan opgaat: je werkagenda, je gedeelde gezinsagenda. Gebruik View only voor een agenda die je wilt zien, maar die de planner nooit mag tegenhouden, zoals de agenda van een collega of een feestdagenkalender. Gebruik Off voor de agenda's waar je niet naar wilt kijken.

Scheduling vereist minstens één tijdslot dat eraan is toegewezen: Empi vraagt je "Pick at least one slot to activate this calendar", zodat het weet bij welk deel van je week de gebeurtenissen van die agenda horen. Dezelfde indeling laat je toe om de agenda in en uit de kalenderbalk te filteren.

Gebeurtenistypen¶

Of een gebeurtenis meetelt voor je belasting, wordt bepaald door het type. Types staan in Settings > Events, onder Calendar event types.

Elk type heeft een waarde bij Counts as:

• Meeting en Focus tellen mee als bezette tijd. Ze eten je capaciteit op.
• None wordt genegeerd, bijvoorbeeld een persoonlijk blok. De tijd blijft bezet en de planner plant er niets overheen, maar het is geen werk.

Meal is ingebouwd en staat standaard op None, wat het gedrag is dat je wilt: je lunchpauze houdt de tijdslot bezet zonder te doen alsof het een uur werk is. Je kunt je eigen types maken met + Add type (Sport, Schoolrit, wat je week ook vult) en kiezen waar elk type als meetelt.

Empi categoriseert gebeurtenissen automatisch: een gebeurtenis die eruitziet als een maaltijd krijgt vanzelf het type Meal, zonder dat jij iets hoeft te doen. Raadt Empi verkeerd, open dan de gebeurtenis en wijzig het Type in het paneel met vergaderdetails. Jouw keuze wint altijd van de gok van Empi.

Vergaderdetails¶

Klik op een gebeurtenis in de kalender om Meeting details te openen. Dit toont het Type van de gebeurtenis (dat je hier kunt wijzigen), de Location met een link Open in Google Maps, en de Notes.

Bevat de gebeurtenis een videobellink, dan biedt het paneel een knop om die direct te starten: Join via Zoom, Join via Microsoft Teams, Join via Google Meet, of Open meeting link voor al het andere. Dezelfde Join-knop verschijnt ook in de NOW / NEXT-strook bovenaan de app zodra de vergadering bijna begint, zodat je nooit door een uitnodiging hoeft te zoeken om de link te vinden.

Volgende: woon-werkverkeer en reistijd, waarmee een gebeurtenis met een adres wordt omgezet in echte, geblokkeerde reistijd.