Kernbegrippen¶

Empi is geen takenlijst met een agenda erbovenop geschroefd. Het plant echt werk in echte tijd, dus een handvol woorden weegt zwaarder dan gewoonlijk. Leer deze negen ideeën en de rest van de app verklaart zichzelf.

Taken en notities¶

Een task is werk dat tijd kost en dat wordt verwacht te worden afgerond. Het heeft een inschatting, een deadline, een status en uiteindelijk een blok gereserveerde agendatijd ervoor.

Een note is een vastgelegde gedachte: een idee, een vergaderkrabbel, een checklist, een gesproken memo, een tekening. Het heeft geen tijd en geen deadline, en Empi plant het nooit in.

Leg eerst vast, beslis later. Wanneer een notitie werk blijkt te zijn, zet je hem om naar een taak (desgewenst met behoud van de oorspronkelijke notitie). Zie Notities en Taken.

Inschatting en deadline¶

De twee eigenschappen die een taak planbaar maken.

• Estimate: hoe lang de taak duurt. Zonder deze weet de planner niet hoeveel tijd hij moet boeken.
• Due date: wanneer hij klaar moet zijn. Zonder deze weet de planner niet tegen wanneer hij hem moet boeken.

De planner heeft beide nodig. Een taak waaraan een van beide ontbreekt kan niet worden ingepland en wordt vermeld onder Not planned yet op de Planner, met de reden (bijvoorbeeld "Needs an estimate"). Dit is bewust: een taak zonder omvang en zonder deadline is een wens, geen plan. Zie Taakeigenschappen.

Time slots¶

Een time slot is een benoemd soort tijd met wekelijkse vensters: Work hours, Spare time, en elk slot dat je aanmaakt. De vensters zeggen wanneer dat soort activiteit kan plaatsvinden, bijvoorbeeld Work hours maandag tot en met vrijdag 09:00 tot 18:00.

Time slots vormen de buitengrens van de planner. Het boekt nooit werk daarbuiten, en dat is wat voorkomt dat je baan je avonden opeet. Zie Werkuren en focusuren.

Agenda's¶

Een agenda is een verbonden kalender (Google, Microsoft, Apple, CalDAV, of de ingebouwde Empi Calendar). Elk is ingesteld om ofwel:

• mee te tellen voor je belasting, wat betekent dat de gebeurtenissen de capaciteit verbruiken die Empi te vergeven heeft, of
• je simpelweg als bezet te blokkeren, wat betekent dat Empi niet bovenop de gebeurtenis boekt maar het ook niet als je werk telt.

Die ene schakelaar is waarom een persoonlijke agenda vol familie-evenementen je niet overwerkt laat lijken, terwijl je teamvergaderingen dat wel doen. Zie Welke agenda's meetellen.

Capaciteit en belasting¶

Capacity is de vrije focustijd die een dag daadwerkelijk heeft, nadat je vergaderingen, je woon-werkverkeer en je pauzes uit je time slot-vensters zijn gehaald. Het is wat er overblijft, niet wat er op papier staat.

Load is hoeveel werk er tegenover die capaciteit is geboekt.

Alles wat capaciteitsgericht is, volgt uit de vergelijking. Wanneer de belasting de capaciteit overschrijdt, zegt Empi dat de dag over capaciteit is in plaats van hem stilletjes te overboeken. Je hebt dan precies drie echte opties: een taak verplaatsen, de inschatting inkorten, of accepteren dat het uitloopt. Zie Hoe Empi je werk inplant en Today.

Reserveringen¶

Een reservation (ook: een blok, een slot) is echte agendatijd die voor een taak is geboekt. Het is geen vrijblijvende intentie. Het staat in een agenda, het maakt je bezet, en als je agenda is gesynchroniseerd, zien je collega's het.

Een reservering kan op vier manieren tot stand komen:

Op de taak zelf draagt een slot een origin badge met ofwel Planner of Smart reserve, die je vertelt of de planner hem vrij mag verplaatsen. De planner mag verplaatsen of laten vallen wat hij zelf heeft gemaakt; hij respecteert wat je hebt vastgepind of met de hand hebt geboekt. Zie Tijd reserveren.

Deep en shallow focus¶

Elke taak is gemarkeerd als Deep of Shallow: of hij piekconcentratie nodig heeft of een gefragmenteerd, vermoeid uur kan overleven.

Peak focus hours zijn de vensters waarin je je beste diepe werk verricht. De planner plaatst deep-focus-taken eerst binnen die vensters en houdt oppervlakkig werk erbuiten. Het is een zachte voorkeur: hij vertraagt nooit een taak of mist een deadline alleen om een piek te beschermen. Stel je piekuren in bij Werkuren en focusuren.

Areas en projecten¶

Projects groeperen taken die een uitkomst delen ("Website redesign"). Areas groeperen projecten die een context delen ("Work", "Home").

Areas en projecten bestaan zodat filteren, rapporteren en de zijbalkboom aansluiten op hoe je daadwerkelijk denkt. Ze beïnvloeden de planning niet: de planner geeft om inschattingen, deadlines en vensters, niet om mappen.

Labels, prioriteit en status¶

Labels zijn vrij vorm te geven tags die je aan een taak koppelt, voor de overkoepelende zaken die een projectboom niet kan uitdrukken ("waiting on legal", "quick win"). Een taak kan er zoveel hebben als je wilt.

Priority loopt van P1 (hoogste) tot P4 (laagste). Het is een doorslaggevende factor: wanneer twee taken concurreren om hetzelfde slot, geeft de planner de voorkeur aan de belangrijkste. Prioriteit overschrijft geen deadline.

Status is waar de taak zich in zijn leven bevindt. Er zijn er zes:

Volledige details over alle drie, plus elke andere eigenschap, in Taakeigenschappen.