Conceptos básicos¶

Empi no es una lista de tareas con un calendario añadido. Programa trabajo real en tiempo real, así que un puñado de palabras cargan con más peso de lo habitual. Aprende estas nueve ideas y el resto de la aplicación se explica solo.

Tareas y notas¶

Una tarea es trabajo que lleva tiempo y que se espera terminar. Tiene una estimación, una fecha límite, un estado y, con el tiempo, un bloque de tiempo de calendario reservado para ella.

Una nota es un pensamiento capturado: una idea, un apunte de reunión, una lista de comprobación, una nota de voz, un dibujo. No tiene tiempo ni fecha límite, y Empi nunca la programa.

Captura primero, decide después. Cuando una nota resulta ser trabajo, conviértela en tarea (conservando opcionalmente la nota original). Consulta Notes y Tasks.

Estimación y fecha límite¶

Las dos propiedades que hacen que una tarea sea programable.

• Estimate: cuánto tiempo lleva la tarea. Sin ella, el planificador no sabe cuánto tiempo reservar.
• Due date: cuándo debe estar hecha. Sin ella, el planificador no sabe para cuándo reservarla.

El planificador necesita ambas. Una tarea a la que le falta cualquiera de las dos no se puede programar y aparece en Not planned yet en el Planner, con el motivo (por ejemplo, "Needs an estimate"). Esto es deliberado: una tarea sin tamaño y sin fecha límite es un deseo, no un plan. Consulta Task properties.

Franjas de tiempo¶

Una time slot es un tipo de tiempo con nombre y ventanas semanales: Work hours, Spare time y cualquier franja que crees. Las ventanas indican cuándo puede ocurrir ese tipo de actividad, por ejemplo Work hours de lunes a viernes de 09:00 a 18:00.

Las franjas de tiempo son el límite exterior del planificador. Nunca reserva trabajo fuera de ellas, que es lo que impide que tu trabajo se coma tus tardes. Consulta Working hours and focus hours.

Agendas¶

Una agenda es un calendario conectado (Google, Microsoft, Apple, CalDAV o el Empi Calendar integrado). Cada uno se configura para:

• contar en tu carga, es decir, sus eventos consumen la capacidad que Empi tiene para repartir, o
• simplemente bloquearte como ocupado, es decir, Empi no reservará encima del evento pero tampoco lo cuenta como tu trabajo.

Ese único interruptor es la razón por la que un calendario personal lleno de eventos familiares no hace que parezcas sobrecargado, mientras que tus reuniones de equipo sí. Consulta Which agendas count.

Capacidad y carga¶

Capacity es el tiempo de concentración libre que realmente tiene un día, después de descontar tus reuniones, tus trayectos y tus descansos de las ventanas de tu franja de tiempo. Es lo que queda, no lo que hay sobre el papel.

Load es cuánto trabajo hay reservado frente a esa capacidad.

Todo lo de la capacidad como prioridad se deriva de esa comparación. Cuando la carga supera la capacidad, Empi dice que el día está por encima de su capacidad en lugar de sobrecargarlo en silencio. Entonces tienes exactamente tres opciones reales: mover una tarea, recortar su estimación o aceptar que se retrasará. Consulta How Empi schedules your work y Today.

Reservas¶

Una reservation (también: un bloque, una franja) es tiempo real de calendario reservado para una tarea. No es una intención vaga. Existe en un calendario, te muestra como ocupado y, si tu agenda está sincronizada, tus colegas lo ven.

Hay cuatro formas en que llega a existir una reserva:

En la propia tarea, una franja lleva una insignia de origen que dice Planner o Smart reserve, lo que te indica si el planificador puede moverla libremente. El planificador puede mover o eliminar lo que creó; respeta lo que fijaste o reservaste a mano. Consulta Reserving time.

Concentración profunda y superficial¶

Cada tarea se marca como Deep o Shallow: si necesita concentración máxima o puede sobrevivir a una hora fragmentada y cansada.

Las Peak focus hours son las ventanas en las que haces tu mejor trabajo profundo. El planificador coloca primero las tareas de concentración profunda dentro de esas ventanas y mantiene el trabajo superficial fuera de ellas. Es una preferencia flexible: nunca retrasa una tarea ni incumple una fecha límite solo para proteger una hora punta. Configura tus horas punta en Working hours and focus hours.

Áreas y proyectos¶

Los Projects agrupan tareas que comparten un resultado ("Rediseño del sitio web"). Las Areas agrupan proyectos que comparten un contexto ("Work", "Home").

Las áreas y los proyectos existen para que el filtrado, los informes y el árbol de la barra lateral encajen con cómo piensas de verdad. No afectan a la programación: al planificador le importan las estimaciones, las fechas límite y las ventanas, no las carpetas.

Etiquetas, prioridad y estado¶

Las Labels son etiquetas de forma libre que asocias a cualquier tarea, para esas cosas transversales que un árbol de proyectos no puede expresar ("waiting on legal", "quick win"). Una tarea puede tener tantas como quieras.

La Priority va de P1 (más alta) a P4 (más baja). Es un criterio de desempate: cuando dos tareas compiten por la misma franja, el planificador prefiere la más importante. La prioridad no anula una fecha límite.

El Status es el punto en el que está la tarea en su ciclo de vida. Hay seis:

Todo el detalle sobre las tres, además de todas las demás propiedades, en Task properties.