Comment Empi planifie votre travail¶

La planification est ce qu'Empi fait de plus qu'une simple liste de tâches. Le planificateur prend vos tâches et détermine quand chaque partie du travail a réellement lieu, jour après jour, pour que vous puissiez voir, avant qu'une échéance n'arrive, si tout rentre, et agir sur ce qui ne rentre pas.

Ce que produit le planificateur¶

Une proposition : un ensemble de réservations d'agenda, jour après jour, qui permettrait de terminer votre travail à temps. Rien n'est réservé lorsque le planificateur s'exécute. Il se contente de classer et de prévoir. Transformer une proposition en véritables blocs d'agenda est une étape distincte et explicite. Voir Réserver du temps.

La vue Planificateur est l'endroit où vous consultez cette proposition, examinez ce qui changerait, et l'appliquez.

Ce qui est planifié¶

Une tâche n'est planifiée que si toutes les conditions suivantes sont réunies :

C'est une feuille. Elle n'a pas de sous-tâches. Une tâche avec des sous-tâches est ignorée et ce sont ses sous-tâches qui sont planifiées, car l'estimation du parent n'est que la somme de celles de ses enfants et planifier les deux réserverait deux fois le même travail.
Elle vous est assignée. Le planificateur planifie votre travail, jamais celui d'un collègue.
Elle n'est pas Terminée. Tous les autres statuts sont planifiés, y compris À traiter.
Elle a À LA FOIS une échéance et une estimation. Sans échéance, il n'y a rien contre quoi planifier ; sans taille, il n'y a rien à faire rentrer.

Une tâche qui remplit toutes les conditions sauf l'échéance ou l'estimation n'est pas silencieusement écartée. Elle est listée sous Pas encore planifiées avec la raison (« Échéance manquante », « Estimation manquante », ou les deux), et un clic vous amène à la tâche pour l'ajouter.

Le planificateur ignore aussi le travail que vous avez déjà réservé à la main. Le temps que vous avez épinglé vous-même est considéré comme acquis : il réduit ce qu'il reste à planifier, et le planificateur ne le déplace jamais.

L'ordre dans lequel les tâches sont considérées¶

Deux éléments décident de l'ordre, dans cette priorité : les dépendances, puis la clé de tri.

Les dépendances passent en premier, et elles sont strictes. Une tâche n'est placée qu'après tout ce qui la bloque.

Parmi les tâches dont les dépendances sont satisfaites, l'ordre est :

Les tâches en retard d'abord. Tout ce qui a déjà dépassé son échéance passe en tête.
Le travail en cours ensuite. Une tâche au statut En cours est privilégiée par rapport au travail pas encore commencé, même si son échéance est plus lointaine. Terminez ce que vous avez commencé.
Échéance la plus proche.
Priorité la plus élevée (P1 avant P4).
Le moins de travail restant, comme dernier départage, pour que le plan ne se réorganise jamais sans raison entre deux exécutions.

Comment le travail est réparti dans les journées : l'échéance est reine¶

Le planificateur parcourt cette liste ordonnée et verse chaque tâche dans les premiers jours qui ont encore de la capacité libre, jusqu'à son échéance. Comme les tâches dont l'échéance est la plus proche sont placées en premier, elles s'accaparent la capacité la plus précoce et le travail plus tardif s'écoule dans ce qu'il reste. C'est ce qui fait que l'échéance est reine : si la capacité pour terminer une tâche avant son échéance existe, la tâche l'obtient.

Quelques conséquences à connaître :

Aujourd'hui n'offre que la partie de la journée encore devant vous. Le temps déjà écoulé n'est pas une capacité réservable.
Une tâche trop grande pour une seule journée est répartie sur des jours consécutifs. Vous n'avez pas à la découper vous-même.
La date de début d'une tâche est un plancher. Le planificateur ne la réserve jamais plus tôt, donc une tâche dont la date de début est égale à l'échéance tombe sur ce seul jour au lieu d'être avancée.
Les blocs sont nets. Chaque bloc réservé est un multiple de cinq minutes, jamais plus grand que votre taille de créneau max ni plus petit que votre taille de créneau min. Le reliquat inférieur au minimum est délibérément laissé non planifié : il est assez petit pour être absorbé entre deux réunions plutôt que d'encombrer votre agenda avec un bloc minuscule.

Les deux tailles de créneau sont à votre main. Voir Heures de travail et heures de Focus.

Façonner le Focus : le travail profond dans vos heures de pointe¶

La capacité libre de chaque journée est divisée en deux réservoirs : les minutes de pointe (le temps qui tombe à la fois dans vos heures de travail et dans une fenêtre de Focus) et tout le reste.

Les tâches Intenses puisent d'abord dans le réservoir de pointe et n'en débordent que lorsqu'il est plein. Les tâches Légères puisent d'abord dans le reste de la journée. L'effet net est que le travail profond atterrit dans vos meilleures heures et que le travail léger en reste à l'écart.

Il s'agit d'une simple préférence souple sur la qualité des créneaux, rien de plus. Elle ne change jamais quelle tâche est planifiée, ni son ordre, ni son échéance. Une tâche Légère P1 cède quand même un créneau de pointe à une tâche Intense, et une tâche légère déborde sur le temps de pointe plutôt que de rester non planifiée. Si vous ne déclarez aucune fenêtre de Focus, le planificateur se comporte exactement comme il le ferait sans cette fonctionnalité.

Vous pouvez aussi indiquer au planificateur ce qu'il doit optimiser lorsqu'il dispose les minutes d'une tâche dans les créneaux horaires : Focus d'abord (le réglage par défaut, qui permet de répartir une tâche sur la journée pour la faire atterrir dans les meilleurs créneaux) ou Moins de changements (qui garde les blocs d'une tâche pour une journée en une seule série continue). Les deux se trouvent dans les Paramètres, sous Tâches.

Pauses¶

Vous n'êtes pas une machine, et le plan ne doit pas faire semblant du contraire. Vous déclarez le repos en minutes : après combien de travail continu une pause est due, et combien de temps dure cette pause.

Lorsque placer le bloc suivant ferait dépasser cette limite à votre série de travail continu, le planificateur réserve une Pause juste avant, puis réinitialise la série. Une pause est une vraie réservation sur votre agenda, pas un trou dans le planning : elle est visible, elle apparaît comme occupée aux yeux des autres, et elle est décomptée de la capacité de la journée, pour que le plan ne vous surcharge pas discrètement.

Tout intervalle naturel au moins aussi long que la durée de votre pause compte déjà comme la pause. Le temps libre, une réunion et un trajet réinitialisent tous la série, si bien qu'Empi n'empile pas une pause par-dessus un déjeuner que vous avez déjà.

Fils en parallèle (pipes)¶

Un fil est une pièce de travail ouverte. Une tâche parente entière compte comme un seul fil : travailler sur trois sous-tâches de « Refonte du site web » est un seul contexte, pas trois. Les réunions ne sont pas des fils. Seul le travail de tâche l'est.

Votre cible de pipes correspond au nombre de fils que vous voulez mener de front un jour donné. Un fil garde son créneau chaque jour, du premier jour où il est travaillé jusqu'à ce qu'il soit terminé, même les jours creux entre les deux, ce qui vous incite à terminer ce que vous avez commencé avant d'en ouvrir un nouveau.

Les pipes sont une cible souple, pas un mur. La priorité est : échéance, puis pipes, puis priorité. Le planificateur ne manquera jamais une échéance juste pour rester sous votre nombre de pipes. Il établit le plan complet réalisable et, s'il a fallu plus de fils que vous n'en avez demandé, il vous le dit : « tient, mais nécessite 5 fils en parallèle au lieu de 3 ». Le plan est correct, le nombre est une information, et ce que vous en faites vous appartient.

Rien n'est caché¶

Lorsque quelque chose ne peut pas aboutir, le planificateur affiche le plan complet tenté plus un avertissement, sous À noter. Il n'écarte jamais discrètement votre travail.

Avertissement	Ce que cela signifie	Ce que vous faites
En retard	Échéance déjà dépassée. Planifiée en premier malgré tout.	Reprogrammez-la, ou acceptez qu'elle soit en retard.
Ne rentrera pas à temps	Elle ne peut pas se terminer à son échéance ou avant, même en utilisant toute la capacité disponible.	Repoussez l'échéance, réduisez l'estimation, ou repriorisez le travail qui la concurrence. Empi vous indique laquelle des deux causes s'applique et propose un « Repousser l'échéance au » en un clic.
Trop de tâches à la fois	Le plan a nécessité plus de fils en parallèle que votre cible de pipes.	Acceptez le surcroît de changements de contexte, ou repoussez certaines échéances.
Conflit de dépendance	Un bloqueur est dû après la tâche qui l'attend, ou il existe un cycle de dépendances.	Corrigez la dépendance ou les dates. La planification seule ne peut rien pour celui-ci.

Aux côtés des avertissements, la liste Pas encore planifiées contient tout ce qui n'est jamais entré dans la planification faute d'échéance ou d'estimation. Entre les deux, vous savez toujours pourquoi une tâche est, ou n'est pas, dans votre plan.

Note

Le fractionnement d'une tâche n'est jamais proposé comme remède à « Ne rentrera pas à temps ». Le planificateur répartit déjà une tâche sur plusieurs jours de lui-même, et le fractionnement laisse l'estimation totale inchangée. Il ne peut pas créer de capacité. Les remèdes honnêtes sont une échéance plus tardive, une estimation plus petite, ou reprioriser ce qui la concurrence.

Il planifie en tenant compte de la réalité¶

La capacité n'est pas « les heures de votre journée de travail ». Ce sont les heures qui sont réellement libres. Le planificateur soustrait tout ce qui est véritablement indisponible :

Les réunions et événements de vos agendas connectés. Chaque événement horodaté d'un calendrier que vous utilisez pour la planification est du temps occupé. Cela inclut le déjeuner : le type d'un événement décide dans quel réservoir ses minutes sont comptabilisées, jamais si le temps est libre ou non.
Les trajets. Lorsqu'une réunion a une adresse, le temps de trajet avant et après elle est occupé lui aussi, si bien que le planificateur n'insère jamais de travail dans l'intervalle que vous passez sur la route.
Les fenêtres de réserve. Le temps que vous gardez ouvert pour les réunions à venir est un blocage strict. Le travail de concentration n'y est jamais placé.
Les heures creuses. Le temps en dehors de toutes vos fenêtres n'est jamais planifié, pas plus que vos pauses existantes.
Le temps que vous avez réservé à la main, qui est épinglé et jamais déplacé.

Le temps occupé qui se chevauche n'est compté qu'une fois, et les événements sur plusieurs jours retirent chaque jour qu'ils couvrent, de sorte que le nombre que vous voyez est le temps libre dont vous disposez réellement.

Récupération après un conflit de calendrier¶

Un créneau épinglé reste normalement en place. Si un créneau de concentration chevauche ensuite une réunion, un trajet ou un événement d'absence sur plusieurs jours, Empi libère ce créneau en conflit et replannifie les minutes restantes sur un jour qui a de la place. Une fenêtre de réserve reste votre propre blocage et ne déclenche jamais cette récupération. Les journées entièrement couvertes par des vacances ou une absence sont aussi nommées dans le bilan du soir.