Come Empi pianifica il tuo lavoro¶

La pianificazione è ciò che Empi fa e che una lista di attività non fa. Il planner prende le tue attività e stabilisce quando ogni parte del lavoro avviene realmente, giorno per giorno, così puoi vedere prima che arrivi una scadenza se tutto ci sta, e agire su ciò che non ci sta.

Cosa produce il planner¶

Una proposta: un insieme di prenotazioni sul calendario, giorno per giorno, che porterebbe a termine il tuo lavoro in tempo. Nulla viene prenotato quando il planner viene eseguito. Si limita a classificare e prevedere. Trasformare una proposta in blocchi reali sul calendario è un passaggio a parte, esplicito. Vedi Riservare tempo.

La vista Planner è dove osservi quella proposta, esamini cosa cambierebbe e la applichi.

Cosa viene pianificato¶

Un'attività viene pianificata solo quando tutte le condizioni seguenti sono vere:

È una foglia. Non ha sottoattività. Un'attività con sottoattività viene saltata e vengono pianificate invece le sue sottoattività, perché la stima del genitore è semplicemente la somma di quelle dei figli e pianificare entrambi prenoterebbe due volte lo stesso lavoro.
È assegnata a te. Il planner pianifica il tuo lavoro, mai quello di un collega.
Non è Done. Ogni altro stato viene pianificato, incluso Backlog.
Ha SIA una data di scadenza SIA una stima. Senza una scadenza non c'è nulla su cui pianificare; senza una dimensione non c'è nulla da far entrare.

Un'attività che soddisfa tutto tranne la data di scadenza o la stima non viene scartata in silenzio. Viene elencata sotto Not planned yet con il motivo ("Needs a due date", "Needs an estimate", o entrambi), e un clic ti porta all'attività per aggiungerla.

Il planner salta anche il lavoro che hai già prenotato a mano. Il tempo che hai fissato tu conta come cosa fatta: riduce ciò che resta da pianificare, e il planner non lo sposta mai.

L'ordine con cui le attività vengono considerate¶

Due cose decidono l'ordine, con questa precedenza: le dipendenze, poi la chiave di ordinamento.

Le dipendenze vengono prima, e sono rigide. Un'attività viene collocata solo dopo tutto ciò da cui è bloccata.

Tra le attività le cui dipendenze sono soddisfatte, l'ordine è:

Prima le scadute (overdue). Tutto ciò che è già oltre la sua data di scadenza va in cima.
Poi il lavoro in corso. Un'attività con stato Doing è preferita rispetto al lavoro non ancora iniziato, anche se la sua scadenza è più avanti. Finisci ciò che hai iniziato.
Data di scadenza più vicina.
Priorità più alta (P1 sopra P4).
Meno lavoro rimanente, come criterio di spareggio finale, così il piano non si rimescola senza motivo tra due esecuzioni.

Come il lavoro viene distribuito nelle giornate: la scadenza è sovrana¶

Il planner percorre quella lista ordinata e versa ogni attività nei primi giorni che hanno ancora capacità libera, fino alla sua data di scadenza. Poiché le attività con scadenza più vicina vengono collocate per prime, si accaparrano la capacità più anticipata e il lavoro successivo confluisce in ciò che resta. È questo che rende le scadenze sovrane: se esiste la capacità per completare un'attività prima della sua scadenza, l'attività la ottiene.

Alcune conseguenze utili da conoscere:

Today offre solo la parte della giornata che hai ancora davanti. Il tempo già trascorso non è capacità prenotabile.
Un'attività troppo grande per un solo giorno viene suddivisa su giorni consecutivi. Non devi spezzettarla tu.
La data di inizio di un'attività è un limite inferiore. Il planner non la prenota mai prima, quindi un'attività il cui inizio coincide con la scadenza atterra su quel singolo giorno invece di essere anticipata.
I blocchi sono puliti. Ogni blocco riservato è un multiplo di cinque minuti, mai più grande della tua dimensione massima di slot e mai più piccolo della tua dimensione minima di slot. Il residuo sotto il minimo viene lasciato deliberatamente non pianificato: è abbastanza piccolo da essere assorbito tra le riunioni invece di intasare il calendario con un blocchetto minuscolo.

Entrambe le dimensioni degli slot le decidi tu. Vedi Working hours and focus hours.

Focus shaping: deep work in your peak hours¶

La capacità libera di ogni giornata è divisa in due contenitori: i minuti di picco (il tempo che cade sia dentro i tuoi orari di lavoro sia dentro una finestra di picco di concentrazione) e tutto il resto.

Le attività Deep attingono prima dal contenitore di picco e sconfinano fuori solo quando è pieno. Le attività Shallow attingono prima dal resto della giornata. L'effetto netto è che il lavoro profondo atterra nelle tue ore migliori e il lavoro superficiale ne resta fuori.

Questa è una preferenza morbida sulla qualità dello slot, niente di più. Non cambia mai quale attività viene pianificata, il suo ordine o la sua scadenza. Un'attività Shallow P1 cede comunque uno slot di picco a un'attività Deep, e un'attività Shallow sconfina nel tempo di picco piuttosto che restare non pianificata. Se non dichiari alcuna finestra di picco di concentrazione, il planner si comporta esattamente come farebbe senza la funzione.

Puoi anche dire al planner cosa ottimizzare quando dispone i minuti di un'attività negli slot dell'orologio: Focus first (l'impostazione predefinita, che consente a un'attività di essere suddivisa nell'arco della giornata per atterrare negli slot migliori) o Reduce switching (che mantiene i blocchi di un'attività per un giorno in un'unica sequenza continua). Entrambe si trovano in Settings, sotto Tasks.

Pause di riposo¶

Non sei una macchina, e il piano non dovrebbe fingere che tu lo sia. Dichiari il riposo in minuti: dopo quanto lavoro continuo è dovuta una pausa, e quanto dura quella pausa.

Quando collocare il blocco successivo spingerebbe la tua sequenza di lavoro continuo oltre quel limite, il planner riserva una Break subito prima, poi azzera la sequenza. Una pausa è una prenotazione reale sul tuo calendario, non un buco nel programma: è visibile, risulta come occupato agli altri, e viene conteggiata a scapito della capacità del giorno, così il piano non ti sovraccarica di nascosto.

Qualsiasi intervallo naturale lungo almeno quanto la durata della tua pausa conta già come pausa. Il tempo libero, una riunione e un tragitto azzerano tutti la sequenza, così Empi non impila una pausa sopra un pranzo che hai già.

Parallel threads (pipes)¶

Un thread è un pezzo di lavoro aperto. Un intero task genitore conta come un singolo thread: lavorare a tre sottoattività di "Website redesign" è un unico contesto, non tre. Le riunioni non sono thread. Solo il lavoro sulle attività lo è.

Il tuo obiettivo di pipes è quanti thread vuoi tenere in gioco in un dato giorno. Un thread mantiene il suo slot ogni giorno dal primo giorno in cui viene lavorato fino a quando non è completato, anche nei giorni inattivi nel mezzo, ed è questo che ti spinge a finire ciò che hai iniziato prima di aprire qualcosa di nuovo.

Pipes è un obiettivo morbido, non un muro. La precedenza è: data di scadenza, poi pipes, poi priorità. Il planner non mancherà mai una scadenza solo per restare sotto il tuo numero di pipe. Dispone l'intero piano fattibile e, se ha avuto bisogno di più thread di quanti ne hai chiesti, te lo dice: "fits, but needs 5 parallel threads instead of 3". Il piano è corretto, il numero è un'informazione, e cosa farne dipende da te.

Nulla viene nascosto¶

Quando qualcosa non può funzionare, il planner mostra l'intero piano tentato più un avviso, sotto Heads up. Non scarta mai il tuo lavoro in silenzio.

Avviso	Cosa significa	Cosa fai
Overdue	Già oltre la sua data di scadenza. Pianificata comunque per prima.	Riprogrammala, o accetta che sia in ritardo.
Won't fit in time	Non può concludersi entro o prima della sua data di scadenza, nemmeno usando tutta la capacità disponibile.	Estendi la scadenza, taglia la stima, o riprioritizza il lavoro che le fa concorrenza. Empi ti dice quale delle due cause si applica e offre un "Extend due to " con un clic.
Too many at once	Il piano ha avuto bisogno di più thread paralleli del tuo obiettivo di pipes.	Accetta il cambio di contesto in più, o sposta in avanti alcune scadenze.
Dependency conflict	Un bloccante scade dopo l'attività che lo attende, oppure c'è un ciclo di dipendenze.	Correggi la dipendenza o le date. La sola pianificazione non può salvare questo caso.

Accanto agli avvisi, la lista Not planned yet contiene tutto ciò che non è mai entrato nella pianificazione per mancanza di una data di scadenza o di una stima. Tra le due, sai sempre perché un'attività è, o non è, nel tuo piano.

Note

Suddividere un'attività non viene mai offerto come rimedio per "Won't fit in time". Il planner già distribuisce un'attività su più giorni da solo, e suddividere lascia la stima totale invariata. Non può creare capacità. I rimedi onesti sono una scadenza più avanti, una stima più piccola, o riprioritizzare ciò che le fa concorrenza.

Pianifica intorno alla realtà¶

La capacità non è "le ore della tua giornata lavorativa". È il numero di ore che sono davvero libere. Il planner sottrae tutto ciò che è genuinamente indisponibile:

Riunioni ed eventi sulle tue agende connesse. Ogni evento con orario su un calendario che usi per la pianificazione è tempo occupato. Questo include il pranzo: il tipo di un evento decide in quale contenitore vengono conteggiati i suoi minuti, mai se il tempo è libero.
Tratte di tragitto (commute legs). Quando una riunione ha un indirizzo, anche il tempo di viaggio prima e dopo è occupato, così il planner non infila mai lavoro nell'intervallo che passi in viaggio.
Reserve windows. Il tempo che tieni libero per le riunioni in arrivo è un blocco rigido. Il lavoro di concentrazione non viene mai collocato al suo interno.
Off hours. Il tempo fuori da ognuna delle tue finestre non viene mai pianificato, e nemmeno le tue pause esistenti.
Il tempo che hai prenotato a mano, che è fissato e non viene mai spostato.

Il tempo occupato sovrapposto viene conteggiato una sola volta, e gli eventi su più giorni occupano ogni giorno che coprono, così il numero che vedi è il tempo libero che hai davvero.

Recupero dai conflitti di calendario¶

Un blocco fissato normalmente resta al suo posto. Se in seguito si sovrappone a una riunione, a uno spostamento o a un evento di assenza di più giorni, Empi libera il blocco in conflitto e ripianifica i minuti rimanenti in un giorno con spazio. Una reserve window è una tua riserva e non attiva mai questo recupero. Ferie e assenze che coprono l'intera giornata sono indicate anche nel riepilogo serale.