Wie Empi Ihre Arbeit plant¶

Die Planung ist das, was Empi leistet und eine reine Aufgabenliste nicht. Der Planer nimmt Ihre Aufgaben und legt fest, wann jedes Stück Arbeit tatsächlich stattfindet, Tag für Tag, sodass Sie schon vor jeder Deadline sehen, ob alles hineinpasst, und auf das reagieren können, was nicht passt.

Was der Planer erzeugt¶

Einen Vorschlag: eine Reihe von Kalenderreservierungen, Tag für Tag, mit denen Ihre Arbeit rechtzeitig erledigt würde. Wenn der Planer läuft, wird nichts gebucht. Er stuft nur ein und prognostiziert. Einen Vorschlag in echte Kalenderblöcke zu verwandeln ist ein separater, expliziter Schritt. Siehe Zeit reservieren.

Die Planner-Ansicht ist der Ort, an dem Sie diesen Vorschlag betrachten, prüfen, was sich ändern würde, und ihn anwenden.

Was geplant wird¶

Eine Aufgabe wird nur dann geplant, wenn alle der folgenden Bedingungen erfüllt sind:

Sie ist ein Blatt. Sie hat keine Teilaufgaben. Eine Aufgabe mit Teilaufgaben wird übersprungen und stattdessen werden ihre Teilaufgaben geplant, denn die Schätzung der übergeordneten Aufgabe ist nur die Summe ihrer Unterelemente, und beides zu planen würde dieselbe Arbeit doppelt buchen.
Sie ist Ihnen zugewiesen. Der Planer plant Ihre Arbeit, niemals die eines Teammitglieds.
Sie ist nicht Done. Jeder andere Status wird geplant, einschließlich Backlog.
Sie hat SOWOHL ein Fälligkeitsdatum ALS AUCH eine Schätzung. Ohne Deadline gibt es nichts, wogegen geplant werden könnte; ohne Umfang gibt es nichts einzupassen.

Eine Aufgabe, die alles außer dem Fälligkeitsdatum oder der Schätzung erfüllt, wird nicht stillschweigend fallen gelassen. Sie erscheint unter Not planned yet mit dem Grund ("Needs a due date", "Needs an estimate" oder beides), und ein Klick bringt Sie zur Aufgabe, um es zu ergänzen.

Der Planer überspringt außerdem Arbeit, die Sie bereits von Hand gebucht haben. Zeit, die Sie selbst angepinnt haben, gilt als erledigt und abgehakt: Sie verringert, was noch zu planen ist, und der Planer verschiebt sie nie.

Die Reihenfolge, in der Aufgaben berücksichtigt werden¶

Zwei Dinge entscheiden über die Reihenfolge, in dieser Rangfolge: Abhängigkeiten, dann der Sortierschlüssel.

Abhängigkeiten kommen zuerst, und sie sind hart. Eine Aufgabe wird erst platziert, nachdem alles platziert wurde, wovon sie blockiert wird.

Unter den Aufgaben, deren Abhängigkeiten erfüllt sind, ist die Reihenfolge:

Overdue zuerst. Alles, was bereits über sein Fälligkeitsdatum hinaus ist, kommt nach ganz oben.
Laufende Arbeit als Nächstes. Eine Aufgabe mit dem Status Doing wird gegenüber noch nicht begonnener Arbeit bevorzugt, selbst wenn ihr Fälligkeitsdatum später liegt. Beenden Sie, was Sie begonnen haben.
Frühestes Fälligkeitsdatum.
Höchste Priorität (P1 über P4).
Geringste verbleibende Arbeit als letztes Unentschieden-Kriterium, damit der Plan sich zwischen zwei Durchläufen nie grundlos neu ordnet.

Wie Arbeit in Tage gepackt wird: die Deadline ist König¶

Der Planer geht diese geordnete Liste durch und gießt jede Aufgabe in die frühesten Tage, die noch freie Kapazität haben, bis zu ihrem Fälligkeitsdatum. Da früher fällige Aufgaben zuerst platziert werden, beanspruchen sie die früheste Kapazität, und spätere Arbeit fließt in das, was übrig bleibt. Genau das macht Deadlines zum König: Wenn die Kapazität existiert, um eine Aufgabe vor ihrem Fälligkeitsdatum zu beenden, bekommt die Aufgabe sie.

Ein paar Konsequenzen, die man kennen sollte:

Today bietet nur den Teil des Tages, der noch vor Ihnen liegt. Bereits vergangene Zeit ist keine buchbare Kapazität.
Eine Aufgabe, die zu groß für einen Tag ist, wird über aufeinanderfolgende Tage aufgeteilt. Sie müssen sie nicht selbst zerlegen.
Das Startdatum einer Aufgabe ist eine Untergrenze. Der Planer bucht sie nie früher, sodass eine Aufgabe, deren Start mit ihrer Fälligkeit übereinstimmt, an genau diesem einen Tag landet, statt vorgezogen zu werden.
Blöcke sind sauber. Jeder reservierte Block ist ein Vielfaches von fünf Minuten, nie größer als Ihre maximale Slot-Größe und nie kleiner als Ihre minimale Slot-Größe. Der Rest unterhalb des Minimums bleibt bewusst ungeplant: Er ist klein genug, um zwischen Meetings aufgesogen zu werden, statt Ihren Kalender mit einem winzigen Block zu überladen.

Beide Slot-Größen können Sie selbst festlegen. Siehe Working hours and focus hours.

Focus shaping: deep work in your peak hours¶

Die freie Kapazität jedes Tages wird in zwei Töpfe aufgeteilt: die Peak-Minuten (die Zeit, die sowohl innerhalb Ihrer Arbeitszeiten als auch innerhalb eines Peak-Focus-Fensters liegt) und alles Übrige.

Deep-Aufgaben schöpfen zuerst aus dem Peak-Topf und laufen erst über, wenn er voll ist. Shallow-Aufgaben schöpfen zuerst aus dem Rest des Tages. Der Nettoeffekt ist, dass tiefe Arbeit in Ihren besten Stunden landet und flache Arbeit sich daraus heraushält.

Dies ist eine weiche Präferenz für Slot-Qualität, mehr nicht. Sie ändert nie, welche Aufgabe geplant wird, deren Reihenfolge oder deren Fälligkeitsdatum. Eine P1-Shallow-Aufgabe tritt einen Peak-Slot immer noch an eine Deep-Aufgabe ab, und eine Shallow-Aufgabe läuft in Peak-Zeit über, statt ungeplant zu bleiben. Wenn Sie keine Peak-Focus-Fenster festlegen, verhält sich der Planer genau so, wie er es ohne die Funktion täte.

Sie können dem Planer auch sagen, worauf er optimieren soll, wenn er die Minuten einer Aufgabe in Uhr-Slots legt: Focus first (die Voreinstellung, die zulässt, dass eine Aufgabe über den Tag aufgeteilt wird, um in den besten Slots zu landen) oder Reduce switching (das die Blöcke einer Aufgabe für einen Tag in einem einzigen zusammenhängenden Lauf hält). Beide finden Sie in Settings, unter Tasks.

Ruhepausen¶

Sie sind keine Maschine, und der Plan sollte nicht so tun, als ob. Sie legen die Ruhe in Minuten fest: nach wie viel ununterbrochener Arbeit eine Pause fällig ist und wie lange diese Pause dauert.

Wenn das Platzieren des nächsten Blocks Ihren ununterbrochenen Arbeitslauf über diese Grenze treiben würde, reserviert der Planer unmittelbar davor eine Break und setzt den Lauf dann zurück. Eine Pause ist eine echte Reservierung in Ihrem Kalender, kein Loch im Plan: Sie ist sichtbar, sie liest sich als besetzt für andere Personen, und sie wird gegen die Kapazität des Tages gezählt, damit der Plan Sie nicht heimlich überlädt.

Jede natürliche Lücke, die mindestens so lang ist wie Ihre Pausendauer, zählt bereits als die Pause. Freie Zeit, ein Meeting und ein Arbeitsweg setzen den Lauf allesamt zurück, sodass Empi keine Pause auf ein Mittagessen stapelt, das Sie ohnehin schon haben.

Parallel threads (pipes)¶

Ein Thread ist ein offenes Stück Arbeit. Eine ganze übergeordnete Aufgabe zählt als ein einziger Thread: an drei Teilaufgaben von "Website redesign" zu arbeiten ist ein Kontext, nicht drei. Meetings sind keine Threads. Nur Aufgabenarbeit ist es.

Ihr Pipes-Ziel gibt an, wie viele Threads Sie an einem bestimmten Tag gleichzeitig jonglieren möchten. Ein Thread hält seinen Slot an jedem Tag, vom ersten Tag, an dem daran gearbeitet wird, bis er fertig ist, sogar an untätigen Tagen dazwischen, was Sie dazu anhält, Begonnenes zu beenden, bevor Sie etwas Neues anfangen.

Pipes ist ein weiches Ziel, keine Mauer. Die Rangfolge ist: Fälligkeitsdatum, dann Pipes, dann Priorität. Der Planer verpasst nie eine Deadline, nur um unter Ihrer Pipe-Zahl zu bleiben. Er legt den vollen machbaren Plan aus, und wenn dieser mehr Threads gebraucht hat, als Sie verlangt haben, sagt er es Ihnen: "fits, but needs 5 parallel threads instead of 3". Der Plan ist korrekt, die Zahl ist eine Information, und was Sie damit tun, ist Ihre Entscheidung.

Nichts wird versteckt¶

Wenn etwas nicht aufgeht, zeigt der Planer den vollständigen versuchten Plan plus eine Warnung, unter Heads up. Er lässt Ihre Arbeit nie stillschweigend fallen.

Warnung	Was sie bedeutet	Was Sie tun
Overdue	Bereits über das Fälligkeitsdatum hinaus. Trotzdem zuerst geplant.	Verschieben Sie sie neu oder akzeptieren Sie, dass sie zu spät ist.
Won't fit in time	Sie kann am oder vor ihrem Fälligkeitsdatum nicht fertig werden, selbst wenn die gesamte vorhandene Kapazität genutzt wird.	Verlängern Sie das Fälligkeitsdatum, kürzen Sie die Schätzung oder priorisieren Sie die konkurrierende Arbeit neu. Empi sagt Ihnen, welche der beiden Ursachen zutrifft, und bietet ein Ein-Klick-"Extend due to ".
Too many at once	Der Plan brauchte mehr parallele Threads als Ihr Pipes-Ziel.	Akzeptieren Sie den zusätzlichen Kontextwechsel oder schieben Sie einige Fälligkeitsdaten nach hinten.
Dependency conflict	Ein Blocker ist nach der Aufgabe fällig, die auf ihn wartet, oder es gibt einen Abhängigkeitszyklus.	Beheben Sie die Abhängigkeit oder die Daten. Planung allein kann diesen Fall nicht retten.

Neben den Warnungen enthält die Not planned yet-Liste alles, was mangels eines Fälligkeitsdatums oder einer Schätzung nie in die Planung eingegangen ist. Zwischen beiden wissen Sie stets, warum eine Aufgabe in Ihrem Plan ist oder nicht.

Note

Eine Aufgabe aufzuteilen wird nie als Lösung für "Won't fit in time" angeboten. Der Planer verteilt eine Aufgabe bereits von selbst über mehrere Tage, und ein Aufteilen lässt die Gesamtschätzung unverändert. Es kann keine Kapazität schaffen. Die ehrlichen Abhilfen sind ein späteres Fälligkeitsdatum, eine kleinere Schätzung oder eine Neupriorisierung dessen, was mit ihr konkurriert.

Er plant um die Realität herum¶

Kapazität ist nicht "die Stunden Ihres Arbeitstags". Es sind die Stunden, die tatsächlich frei sind. Der Planer zieht alles ab, was wirklich nicht verfügbar ist:

Meetings und Termine in Ihren verbundenen Agenden. Jeder terminierte Eintrag in einem Kalender, den Sie zur Planung nutzen, ist besetzte Zeit. Das schließt das Mittagessen ein: Der Typ eines Eintrags entscheidet, unter welchem Topf seine Minuten gemeldet werden, nie darüber, ob die Zeit frei ist.
Arbeitswege. Wenn ein Meeting eine Adresse hat, ist die Reisezeit davor und danach ebenfalls besetzt, sodass der Planer nie Arbeit in die Lücke packt, die Sie auf der Straße verbringen.
Reserve-Fenster. Zeit, die Sie für eingehende Meetings freihalten, ist ein harter Halt. Fokusarbeit wird nie darin platziert.
Randzeiten. Zeit außerhalb jedes einzelnen Ihrer Fenster wird nie geplant, und Ihre bestehenden Pausen auch nicht.
Von Hand gebuchte Zeit, die angepinnt ist und nie verschoben wird.

Sich überlappende besetzte Zeit wird einmal gezählt, und mehrtägige Termine nehmen jeden Tag heraus, den sie abdecken, sodass die Zahl, die Sie sehen, die freie Zeit ist, die Sie wirklich haben.

Wiederherstellung bei Kalenderkonflikten¶

Ein angehefteter Block bleibt normalerweise an seinem Platz. Überschneidet er sich später mit einem Meeting, einem Arbeitsweg oder einem mehrtägigen Abwesenheitstermin, gibt Empi den Konfliktblock frei und plant die offenen Minuten an einem Tag mit Platz neu. Eine reserve window ist Ihre eigene Freihaltung und löst diese Wiederherstellung nie aus. Urlaub und Abwesenheit werden auch im Abendrückblick benannt.