المفاهيم الأساسية¶

Empi ليس مجرد قائمة مهام أُلحق بها تقويم. إنه يجدول العمل الحقيقي في وقت حقيقي، لذا فإن حفنة من الكلمات هنا تحمل وزنًا أكبر من المعتاد. تعلّم هذه الأفكار التسع وسيشرح باقي التطبيق نفسه.

المهام والملاحظات¶

المهمة هي عمل يستغرق وقتًا ومن المتوقع إنجازه. لها تقدير زمني، وتاريخ استحقاق، وحالة، وفي النهاية كتلة من وقت التقويم محجوزة لها.

الملاحظة هي فكرة مُلتقَطة: فكرة، أو ملاحظات اجتماع، أو قائمة تحقق، أو مذكرة صوتية، أو رسم. ليس لها وقت ولا موعد نهائي، و Empi لا يجدولها أبدًا.

التقط أولًا، وقرر لاحقًا. عندما تتضح أن الملاحظة هي عمل فعلي، حوّلها إلى مهمة (مع إمكانية الاحتفاظ بالملاحظة الأصلية). راجع الملاحظات والمهام.

التقدير الزمني وتاريخ الاستحقاق¶

الخاصيتان اللتان تجعلان المهمة قابلة للجدولة.

• التقدير الزمني (Estimate): مدة إنجاز المهمة. بدونه، لا يعرف المخطِّط (Planner) كم من الوقت يجب حجزه.
• تاريخ الاستحقاق (Due date): الموعد الذي يجب إنجاز المهمة بحلوله. بدونه، لا يعرف المخطِّط بحلول متى يحجزها.

يحتاج المخطِّط إلى كليهما. المهمة التي تفتقر إلى أحدهما لا يمكن جدولتها، وتُدرَج ضمن Not planned yet في Planner، مع بيان السبب (مثلًا "Needs an estimate"). هذا مقصود: فالمهمة بلا حجم وبلا موعد نهائي هي أمنية، لا خطة. راجع خصائص المهمة.

الفترات الزمنية¶

الفترة الزمنية (Time slot) هي نوع مسمّى من الوقت له نوافذ أسبوعية: Work hours، Spare time، وأي فترة تنشئها بنفسك. تحدد هذه النوافذ متى يمكن أن يحدث ذلك النوع من النشاط، على سبيل المثال Work hours من الاثنين إلى الجمعة من 09:00 حتى 18:00.

الفترات الزمنية هي الحد الخارجي لعمل المخطِّط. فهو لا يحجز العمل خارجها أبدًا، وهذا ما يمنع وظيفتك من التهام أمسياتك. راجع ساعات العمل وساعات التركيز.

الأجندات¶

الأجندة (Agenda) هي تقويم متصل (Google، Microsoft، Apple، CalDAV، أو تقويم Empi المدمج). كل أجندة تُضبط لتكون إما:

• محتسبة ضمن حملك (load)، أي أن أحداثها تستهلك من السعة التي يملكها Empi ليمنحها، أو
• مجرد إشغال لوقتك (busy)، أي أن Empi لن يحجز فوق الحدث لكنه لا يحتسبه ضمن عملك أيضًا.

هذا المفتاح الوحيد هو سبب أن التقويم الشخصي المليء بأحداث العائلة لا يجعلك تبدو مثقلًا بالعمل، بينما اجتماعات فريقك تفعل ذلك. راجع ما هي الأجندات المُحتسبة.

السعة والحمل¶

السعة (Capacity) هي وقت التركيز الحر الذي يتوفر فعليًا في اليوم، بعد خصم اجتماعاتك وتنقلاتك واستراحاتك من نوافذ فتراتك الزمنية. إنه ما تبقى، لا ما هو مدوَّن على الورق.

الحمل (Load) هو مقدار العمل المحجوز مقابل تلك السعة.

كل ما يتبع مبدأ "السعة أولًا" ينبع من هذه المقارنة. عندما يتجاوز الحمل السعة، يقول Empi إن اليوم تجاوز السعة (over capacity) بدلًا من حجزه بصمت فوق طاقته. عندئذٍ يكون أمامك بالضبط ثلاثة خيارات حقيقية: نقل مهمة، أو تقليص تقديرها الزمني، أو قبول تأخرها. راجع كيف يجدول Empi عملك وToday.

الحجوزات¶

الحجز (Reservation) (ويُسمى أيضًا: كتلة، أو فترة) هو وقت تقويمي حقيقي محجوز لمهمة ما. إنه ليس نية لينة. إنه موجود فعليًا على تقويم، ويجعلك مشغولًا، وإذا كانت أجندتك متزامنة، فسيراه زملاؤك.

هناك أربع طرق ينشأ بها الحجز:

على المهمة نفسها، تحمل الفترة شارة أصل (origin badge) تقرأ إما Planner أو Smart reserve، وهذا يخبرك ما إذا كان المخطِّط حرًا في نقلها. قد يقوم المخطِّط بنقل أو إسقاط ما أنشأه بنفسه؛ لكنه يحترم ما ثبّتّه أو حجزته يدويًا. راجع حجز الوقت.

التركيز العميق والسطحي¶

تُوسم كل مهمة بـ Deep أو Shallow: أي ما إذا كانت تحتاج إلى أقصى درجات التركيز أو يمكنها أن تنجز في ساعة متقطعة ومتعبة.

ساعات ذروة التركيز (Peak focus hours) هي النوافذ الزمنية التي تؤدي فيها أفضل أعمالك العميقة. يضع المخطِّط مهام التركيز العميق داخل تلك النوافذ أولًا، ويُبقي العمل السطحي خارجها. إنه تفضيل لين: فهو لا يؤخر مهمة أو يفوّت موعدًا نهائيًا أبدًا فقط لحماية ذروة تركيز. اضبط ساعات الذروة في ساعات العمل وساعات التركيز.

المجالات والمشاريع¶

المشاريع (Projects) تجمع المهام التي تشترك في نتيجة واحدة ("إعادة تصميم الموقع"). المجالات (Areas) تجمع المشاريع التي تشترك في سياق واحد ("العمل"، "المنزل").

توجد المجالات والمشاريع لكي تتماشى عمليات التصفية والتقارير وشجرة الشريط الجانبي مع طريقة تفكيرك الفعلية. وهي لا تؤثر على الجدولة: فالمخطِّط يهتم بالتقديرات الزمنية وتواريخ الاستحقاق والنوافذ الزمنية، لا بالمجلدات.

التصنيفات والأولوية والحالة¶

التصنيفات (Labels) هي وسوم حرة تُرفقها بأي مهمة، للأمور العرضية التي لا تستطيع شجرة المشروع التعبير عنها ("بانتظار القسم القانوني"، "مكسب سريع"). يمكن أن تحمل المهمة عددًا غير محدود منها.

الأولوية (Priority) تتراوح من P1 (الأعلى) إلى P4 (الأدنى). إنها عامل ترجيح: عندما تتنافس مهمتان على نفس الفترة، يفضّل المخطِّط الأكثر أهمية. الأولوية لا تتجاوز تاريخ الاستحقاق.

الحالة (Status) هي الموضع الذي تمر به المهمة في دورة حياتها. هناك ست حالات:

التفاصيل الكاملة عن الخصائص الثلاث جميعها، بالإضافة إلى كل خاصية أخرى، في خصائص المهمة.